Tehnike povratne informacije

Davanje povratne informacije

Sledeća opšta pravila čine da feedback bude prihvatljiv za primaoca:

• Koristite rečenice sa „ja“.
• Dajte feedback odmah (ako je moguće).
• Feedback bi trebalo da se uglavnom fokusira na jake strane.
• Budite otvoreni i iskreni.
• Fokusirajte se na ponašanje a ne na osobu.

Konkretnije: Davanje feedbacka obuhvata sledeća 4 aspekta:

1. Koje ponašanje sam konkretno uočio? Opisati!
2. Kako se zbog toga osećam?
3. Koja bi mogla da bude alternativa (ponašanja)?
4. Zašto ti nudim ovaj feedback

Jednostavni model SKS feedback-a obuhvata proces kojim pitamo druge šta bi nam savetovali da:

Prestanemo da radimo (Stop doing),

Nastavimo da radimo (Keep doing)

Počnemo da radimo (Start doing)

Stop

Da li dobijate informaciju da treba da odustanete od nečega što smatrate svojom prednošću, veštinom ili jakom stranom?

Da li je Vaša prva misao da će napuštanje ovog ponašanja imati velike  posledice?

Ukoliko prestanete sa određenim ponašanjem, koje Vam se sve nove opcije otvaraju?

Keep

Šta je to što dobro radite, a drugi Vam kažu da treba još više/češće da radite?

Šta mislite da će se desiti ukoliko određeno ponašanje koristite češće?

Kako će to uticati na Vašu efektivnost i zadovoljstvo poslom?

Start

Da li Vam ljudi preporučuju nešto što Vam se čini čudnim ili Vas možda i plaši?

Šta čini da Vam je to ponašanje neprijatno?

Kako to da Vam drugi savetuju određenu vrstu ponašanja? Koje koristi oni vide za Vas, grupu, okruženje?

Primanje povratne informacije

Većini ljudi nije prijatno slušati negativni feedback, čak i kada je izrečena sa dobrom namerom. Jedini način da svoje veštine usavršimo jeste spremnost slušati i razmisliti o tome kako nas drugi vide. Često se dešava da nas drugi gledaju na drugačiji način, pa čak i imaju odgovor na neko naše pitanje. Možda se neko našao u sličnoj situaciji i uspešno je rešio, zato pre svega treba pažljivo slušati osobu koja nam daje povratnu informaciju.

Pre nego što krenemo sa davanjem feedback-a potrebno je savladati veštine primanja. Prilikom primanja feedback-a obratite pažnju na sledeće:

• Aktivno slušajte (i ćutite!) – Potpuno utišajte unutrašnje glasove, obratite potpunu pažnju na sagovornika i slušajte bez  prosuđivanja.  Feedback   je  namenjen  samo  Vama  i nije  specijalno  važno  da  date svoj  komentar  ili  stav  o  feedback-u  koji  dobijate.  Možete  čak  i  da  zapišete  nešto  od onoga što ste čuli, ukoliko smatrate da Vam može koristiti.

• Razmislite – ne branite se – Pre nego što krenete u bilo kakvu akciju i reagujete na dobijeni  feedback, razmislite o percepciji i „mapi“ osobe koja Vam ga je dala. Imajte na umu da mi primećujemo samo ono što postoji u našoj „mapi“. Eventualno zatražite dodatno objašnjenje ili primere koji bi  mogli  da  Vam  pomognu  da  poboljšate  svoju  veštinu  ili  ponašanje.  Kroz  kratku rekapitulaciju možete da proverite da li ste dobro  razumeli sagovornika.  Raspravljanje, opovrgavanje,  minimalizovanje  ili  opravdavanje  sa  vaše  strane  su  besmisleni  jer  je feedback  mišljenje  druge  osobe  o  onome  što  vidi  kod  Vas  i  u  Vašem  ponašanju. Razmislite postoje li obrasci, odnosno kako se ono  što ste čuli uklapa sa onim što su Vam drugi ljudi rekli ranije.

• Zahvalite se – Ovo je važan korak u procesu primanja  feedback-a.  Feedback je poklon i postupite sa njim kao i sa svakim poklonom – zahvalite se i kasnije razmislite šta ćete uraditi sa njim. Primanje  feedback-a  je  važan  preduslov  za  razvoj sposobnosti  i  razumevanje  osnovne  vrednosti njegovog davanja. Sposobnost primanja feedbacka  je  centralna  aktivnost  za  kontinuirano  učenje  i razvoj, kao i ključ zdravih odnosa u poslu i životu. Ukoliko  dosledno  primenjujete  princip  da  je sve feedback, pretnja od neuspeha se gubi.

Vežba

Dajte feedback na sledeće situacije:

• Na sastanku ste sa klijentima. Sastanku prisustvuje i Vaš kolega koji Vas stalno prekida dok govorite. Voleli biste da mu kažete kako Vam to smeta i da ne biste voleli da se to ponovi na sledećem sastanku.

• Koleginica koja je tek počela da radi u Vašem sektoru preuzima ideje drugih ljudi i predstavlja kao svoje. Iako još uvek nije uzela ni jednu Vašu ideju, voleli biste da joj kažete da Vam smeta kada vidite da to radi.

• Pišete plan poslovanja za narednu godinu. Delove plana piše Vaš kolega koji kasni sa predajom, Vi ste onemogućeni da završite svoj deo posla. Dugo saradjujete sa kolegom i voleli biste da se ovakva sitacija više ne ponavlja.

• Vi ste menadžer projekta nastupa kompanije na sajmu. Kolega, koji je skoro postao Vaš šef, ne obavlja ništa od zadataka za koje je odgovoran na ovom projektu. Nalazite se u situaciji da se rokovi bliže kraju. Kako biste mu to rekli?

• Nakon dužeg rada u kompaniji unapredjeni ste na poziciju šefa sektora i nadredjeni ste kolegama sa kojima ste radili. Jedan od zaposlenih nije obavio ništa od dogovorenog na prethodnom sastanku sektora. Bliži se sledeći sastanak. Kako ćete mu reći?