Vesna Lečić: IZVEŠTAVANJE KAO PODRŠKA ODLUČIVANJU

Vesna Lečić
Head of Controlling
MK GRUPA

MK Group controlling čini nekoliko timova koji su zaduženi za praćenje poslovanja segmenata grupe:

• Šećerna industrija
• Agrar
• Trgovanje i logistika
• Mesna industrija
• i Hoteli.

Bankarski segment ima svoje controlling timove s punom autonomijom. Na nivou Grupe, svi podaci i izveštaji se konsoliduju i oblikuju u prezentacione forme.

Korisnici izveštaja su operativni, funkcionalni i top menadžeri Grupe i investitori.

ŠTA SE OČEKUJE OD CONTROLLINGA?

Menadžeri očekuju od nas:

• napredan i fleksibilan sistem izveštavanja u službi ostvarenja strategije
• transformaciju controlling timova u pravcu biznis partnera koji su okrenuti budućnosti
• proaktivno praćenje i usmeravanje rasta i razvoja Grupe.

SISTEM IZVEŠTAVANJA U SLUŽBI STRATEGIJE

Izveštaji omogućavaju jasno i realno sagledavanje poslovnih rezultata, pružaju informacije bitne za donošenje odluka i blagovremenu reakciju i povećavaju koordinaciju i komunikaciju u organizaciji.

Controlling filtrira informacije i isporučuje ih u formi izveštaja koji moraju biti brzi, tačni i nositi biznis poruku.

• Brzina

Više nas niko ne procenjuje po tome da li možemo da isporučimo podatke, nego koliko brzo to možemo da uradimo.

• Tačnost

Visok nivo tačnosti podataka se podrazumeva, akcenat je na prezentaciji podataka.

• Poruka

Izveštaji moraju nositi jasnu poruku šta možemo unaprediti.

Da bi imali dodatnu vrednost, pored odgovora na pitanja o stanju u prošlosti: Šta se desilo? i Zbog čega se desilo?, izveštaji moraju odgovoriti i na pitanja o budućnosti: Šta će se desiti? i Šta možemo da uradimo?

Sistem izveštavanja se temelji na unapređenoj bazi podataka koja omogućava fleksibilne promene izveštaja:

• Sve informacije na jednom mestu – razvoj Business Intelligence rešenja i Excel paketa
• Mogućnost kaskadnog pristupa podacima od opšteg ka pojedinačnom
• Visok kvalitet podataka koji je prošao nekoliko nivoa kontrola
• Jednoobrazan rečnik podataka i metodologija na nivou Grupe
• Mogućnost samostalnog kreiranja novih multidimenzionalnih izveštaja

Kod pravljenja standardne forme izveštaja primenjuje se nekoliko pravila:

• Piramidalna komunikacija – od glavnih sintetičkih poruka do detaljnih analitika
• Vizuelni simboli koji omogućavaju lako uočavanje ključnih poruka
• Komentari rezultata koji prate sledeća pitanja:
  • ŠTA – predmet analize
  • ZBOG ČEGA – uzrok potrebe za izradom analize
  • ŠTA SADA – identifikacija korektivnih akcija
• Objedinjavanje svih komentara na jednom mestu
• Identifikovanje i analiza ključnih komercijalnih aktivnosti koji opredeljuju finansijske rezultate

Dijalog s biznisom u cilju dodavanja vrednosti izveštajima obavlja se kroz:

• mesečne i ad hoc sastanke kao redovan komunikacioni kanal za analizu i praćenje poslovnih rezultata segmenata Grupe, razmenu ideja i iskustava;
• podršku poslovnim divizijama u prepoznavanju korektivnih aktivnosti koje su neophodne za postizanje ciljeva u slučaju negativnih odstupanja;
• standardizovan materijal kao podlogu za dijalog, koji obuhvata:
  • analizu ostvarenih poslovnih rezultata i projekcija do kraja godine
  • identifikovanje rizika i poslovnih aktivnosti za prevazilaženje rizika
  • identifikovanje šansi i prateću cost-benefit analizu
  • analizu novčanih tokova i potreba za finansiranjem
  • status projekata i kapitalnih investicija
  • detaljnu analizu troškova po funkcionalnim grupama
  • analizu tržišnog konteksta poslovanja

CONTROLLING KAO BIZNIS PARTNER

Da bi ispunio očekivanja i pružio podršku biznisu, u uslovima promena i rastućeg broja podataka, controlling tim se transformisao iz pozicije onoga ko ima samo računovodstvena i finansijska znanja i ko je komentator prošlosti u biznis partnera koji veliku količinu raznovrsnih podataka oblikuje u suštinske poruke, koje se na efikasan i jasan način prenose i pružaju podršku odlučivanju.

Akcenat izveštaja je na strateškim stvarima, a ne na detaljima i na donošenju zaključaka šta dalje u budućnosti. Pored finansijskih, analiziraju se i svi ostali ključni indikatori poslovanja.

Krajnji cilj jeste jasno strukturiran proces i razvijeni alati za merenje rezultata poslovnih segmenata i bolja podrška procesu donošenja odluka, strateškom i operativnom, uz stvaranje dodatne vrednosti za Grupu.

Akcenat analize se pomera na budućnost, umesto komentarisanja prošlosti. Izveštaji moraju sadržati poruku menadžmentu: šta smo uradili (prošlost) i šta ćemo uraditi (budućnost) da bismo bili bolji u datim okolnostima.

PROAKTIVNO PRAĆENJE RASTA I RAZVOJA GRUPE

Trenutno se 88% kompanija u svetu nalazi u nekoj vrsti tranzicije. Da bi uspešno upravljali u uslovima promena, menadžeri moraju imati informacije. Informacije koje su korisne u procesu odlučivanja jesu podaci, a statistika kaže da je čak 80% podataka u svetu nastalo u prethodne dve godine.

Prilagođavanje procesa izveštavanja promenama u Grupi, okruženju i novim potrebama menadžmenta je „nova normalaˮ. Od controllinga se očekuje da bude proaktivan i da anticipira promene i predloži rešenja. Da bi ispunili ova očekivanja, zaposleni u controllingu treba stalno da prate trendove – i u biznisu, i u finansijama, i u razvoju novih tehnologija i alata.

Ukoliko bi radno vreme controllinga mogli da podelimo, idealna proporcija bi bila:

• 40% vremena s biznisom radi razumevanja poslovnih modela, kako bi se na najbolji način pretočili u izveštajne strukture;
• 40% vremena za razvoj i rad na informacionim tehnologijama u cilju daljeg unapređenja baze podataka i veće automatizacije i fleksibilnosti izveštaja i
• 20% redovno izveštavanje.

Vrednosti koje promovišemo u komunikaciji su:

• „politika otvorenih vrataˮ – transparentan i otvoren odnos između controlling timova i s kolegama iz drugih organizacionih delova
• prenošenje najbolje prakse u okviru Grupe
• podrška inicijativama i idejama
• tolerancija i spremnost za promene – izveštaja i načina razmišljanja
• razvoj i širenje kulture praćenja poslovnih rezultata na svim organizacionim nivoima kroz poslovne dijaloge u kojima se komunicira jedinstvenim jezikom i jednoobraznom metodologijom
• ljudi, podaci i finansije – najvažniji resurs svake kompanije!