Vesna Lečić: IZVEŠTAVANJE KAO PODRŠKA ODLUČIVANJU
Vesna Lečić
Head of Controlling
MK GRUPA
MK Group controlling čini nekoliko timova koji su zaduženi za praćenje poslovanja segmenata grupe:
- Šećerna industrija
- Agrar
- Trgovanje i logistika
- Mesna industrija
- i Hoteli.
Bankarski segment ima svoje controlling timove s punom autonomijom. Na nivou Grupe, svi podaci i izveštaji se konsoliduju i oblikuju u prezentacione forme.
Korisnici izveštaja su operativni, funkcionalni i top menadžeri Grupe i investitori.
ŠTA SE OČEKUJE OD CONTROLLINGA?
Menadžeri očekuju od nas:
- napredan i fleksibilan sistem izveštavanja u službi ostvarenja strategije
- transformaciju controlling timova u pravcu biznis partnera koji su okrenuti budućnosti
- proaktivno praćenje i usmeravanje rasta i razvoja Grupe.
SISTEM IZVEŠTAVANJA U SLUŽBI STRATEGIJE
Izveštaji omogućavaju jasno i realno sagledavanje poslovnih rezultata, pružaju informacije bitne za donošenje odluka i blagovremenu reakciju i povećavaju koordinaciju i komunikaciju u organizaciji.
Controlling filtrira informacije i isporučuje ih u formi izveštaja koji moraju biti brzi, tačni i nositi biznis poruku.
- Brzina
Više nas niko ne procenjuje po tome da li možemo da isporučimo podatke, nego koliko brzo to možemo da uradimo.
- Tačnost
Visok nivo tačnosti podataka se podrazumeva, akcenat je na prezentaciji podataka.
- Poruka
Izveštaji moraju nositi jasnu poruku šta možemo unaprediti.
Da bi imali dodatnu vrednost, pored odgovora na pitanja o stanju u prošlosti: Šta se desilo? i Zbog čega se desilo?, izveštaji moraju odgovoriti i na pitanja o budućnosti: Šta će se desiti? i Šta možemo da uradimo?
Sistem izveštavanja se temelji na unapređenoj bazi podataka koja omogućava fleksibilne promene izveštaja:
- Sve informacije na jednom mestu – razvoj Business Intelligence rešenja i Excel paketa
- Mogućnost kaskadnog pristupa podacima od opšteg ka pojedinačnom
- Visok kvalitet podataka koji je prošao nekoliko nivoa kontrola
- Jednoobrazan rečnik podataka i metodologija na nivou Grupe
- Mogućnost samostalnog kreiranja novih multidimenzionalnih izveštaja
Kod pravljenja standardne forme izveštaja primenjuje se nekoliko pravila:
- Piramidalna komunikacija – od glavnih sintetičkih poruka do detaljnih analitika
- Vizuelni simboli koji omogućavaju lako uočavanje ključnih poruka
- Komentari rezultata koji prate sledeća pitanja:
- ŠTA – predmet analize
- ZBOG ČEGA – uzrok potrebe za izradom analize
- ŠTA SADA – identifikacija korektivnih akcija
- Objedinjavanje svih komentara na jednom mestu
- Identifikovanje i analiza ključnih komercijalnih aktivnosti koji opredeljuju finansijske rezultate
Dijalog s biznisom u cilju dodavanja vrednosti izveštajima obavlja se kroz:
- mesečne i ad hoc sastanke kao redovan komunikacioni kanal za analizu i praćenje poslovnih rezultata segmenata Grupe, razmenu ideja i iskustava;
- podršku poslovnim divizijama u prepoznavanju korektivnih aktivnosti koje su neophodne za postizanje ciljeva u slučaju negativnih odstupanja;
- standardizovan materijal kao podlogu za dijalog, koji obuhvata:
- analizu ostvarenih poslovnih rezultata i projekcija do kraja godine
- identifikovanje rizika i poslovnih aktivnosti za prevazilaženje rizika
- identifikovanje šansi i prateću cost-benefit analizu
- analizu novčanih tokova i potreba za finansiranjem
- status projekata i kapitalnih investicija
- detaljnu analizu troškova po funkcionalnim grupama
- analizu tržišnog konteksta poslovanja
CONTROLLING KAO BIZNIS PARTNER
Da bi ispunio očekivanja i pružio podršku biznisu, u uslovima promena i rastućeg broja podataka, controlling tim se transformisao iz pozicije onoga ko ima samo računovodstvena i finansijska znanja i ko je komentator prošlosti u biznis partnera koji veliku količinu raznovrsnih podataka oblikuje u suštinske poruke, koje se na efikasan i jasan način prenose i pružaju podršku odlučivanju.
Akcenat izveštaja je na strateškim stvarima, a ne na detaljima i na donošenju zaključaka šta dalje u budućnosti. Pored finansijskih, analiziraju se i svi ostali ključni indikatori poslovanja.
Krajnji cilj jeste jasno strukturiran proces i razvijeni alati za merenje rezultata poslovnih segmenata i bolja podrška procesu donošenja odluka, strateškom i operativnom, uz stvaranje dodatne vrednosti za Grupu.
Akcenat analize se pomera na budućnost, umesto komentarisanja prošlosti. Izveštaji moraju sadržati poruku menadžmentu: šta smo uradili (prošlost) i šta ćemo uraditi (budućnost) da bismo bili bolji u datim okolnostima.
PROAKTIVNO PRAĆENJE RASTA I RAZVOJA GRUPE
Trenutno se 88% kompanija u svetu nalazi u nekoj vrsti tranzicije. Da bi uspešno upravljali u uslovima promena, menadžeri moraju imati informacije. Informacije koje su korisne u procesu odlučivanja jesu podaci, a statistika kaže da je čak 80% podataka u svetu nastalo u prethodne dve godine.
Prilagođavanje procesa izveštavanja promenama u Grupi, okruženju i novim potrebama menadžmenta je „nova normalaˮ. Od controllinga se očekuje da bude proaktivan i da anticipira promene i predloži rešenja. Da bi ispunili ova očekivanja, zaposleni u controllingu treba stalno da prate trendove – i u biznisu, i u finansijama, i u razvoju novih tehnologija i alata.
Ukoliko bi radno vreme controllinga mogli da podelimo, idealna proporcija bi bila:
- 40% vremena s biznisom radi razumevanja poslovnih modela, kako bi se na najbolji način pretočili u izveštajne strukture;
- 40% vremena za razvoj i rad na informacionim tehnologijama u cilju daljeg unapređenja baze podataka i veće automatizacije i fleksibilnosti izveštaja i
- 20% redovno izveštavanje.
Vrednosti koje promovišemo u komunikaciji su:
- „politika otvorenih vrataˮ – transparentan i otvoren odnos između controlling timova i s kolegama iz drugih organizacionih delova
- prenošenje najbolje prakse u okviru Grupe
- podrška inicijativama i idejama
- tolerancija i spremnost za promene – izveštaja i načina razmišljanja
- razvoj i širenje kulture praćenja poslovnih rezultata na svim organizacionim nivoima kroz poslovne dijaloge u kojima se komunicira jedinstvenim jezikom i jednoobraznom metodologijom
- ljudi, podaci i finansije – najvažniji resurs svake kompanije!
Autor
Bojan Šćepanović
MCB Menadžment Centar Beograd
063 7004 518