BEZ STANDARDA NEMA KVALITETA! Gemba Kaizen™, Masaaki Imai

Standardi imaju sledeće glavne karakteristike:

• Standardi predstavljaju najbolji, najlakši i najbezbedniji način za obavljanje posla. Standardi odražavaju dugogodišnju mudrost i praktično znanje zaposlenih u obavljanju njihovog posla. Kad menadžment održava i poboljšava određen način kako se nešto radi, obezbeđujući da svi radnici u različitim smenama postupaju po istim procedurama, ti standardi postaju najefikasniji, najbezbedniji i najisplativiji način obavljanja posla;

• Standardi pružaju najbolji način za očuvanje praktičnog znanja i stručnosti. Ako zaposleni zna najbolji način da obavi posao, pa napusti firmu a da to ne podeli sa drugima, sa njim će otići i njegovo praktično znanje. Samo putem standardizovanja i institucionalizovanja tog praktičnog znanja ono ostaje u kompaniji, bez obzira na dolaske i odlaske pojedinačnih radnika;

• Standardi daju način za merenje učinka. Kad su uspostavljeni standardi, menadžeri mogu da ocene radni učinak.  Bez standarda nema poštenog načina da se to uradi;

• Standardi pokazuju odnos između uzroka i posledice. Ako standardi ne postoje ili se ne poštuju, to uvek dovodi do anomalija, promenljivosti i gubitaka. Hajde da taj koncept primenimo, na primer, na padobranstvo. Kad prvi put počnu da se bave padobranstvom, ljudi zavise od toga kako će njihov instruktor da im spakuje padobran. Kako postaju iskusniji, tako počinju da pakuju padobran sami uz pomoć instruktora. Da bi mogli da postanu pravi padobranci, prvo moraju da nauče kako da sami pravilno spakuju padobran. Zamislite situaciju da padobranac prvi put u životu spakuje padobran a sutra treba da skače. Odlazi na spavanje, ali ne može da zaspi i počinje da se pita: „Da li sam ga dobro spakovao?“ Ustaje iz kreveta, razmotava padobran i počinje da radi sve ispočetka, vraća se u krevet, ali i dalje ne može da zaspi. Koliko puta treba da spakuje padobran dok se ne uveri da je sve u redu? Odgovor je da to treba da uradi samo jednom. Današnji način pakovanja padobrana je najbolji, najlakši i najbezbedniji i odražava iskustvo na hiljade padobranaca – i rezultat je raznih tragedija. Svaki put kad se padobran nije otvorio, izazvao je bolna pitanja: „Gde smo pogrešili u načinu pakovanja padobrana? Kako možemo da promenimo i poboljšamo taj proces kako bismo sprečili da se nesreća ponovi?“ Kakve su posledice nepoštovanja standarda pakovanja padobrana? Dok to ne saznate, možda će biti prekasno;

• Standardi daju osnovu i za održavanje i za poboljšanje. Po definiciji, poštovanje standarda znači „održavanje“, a unapređivanje standarda znači „poboljšanje“. Bez standarda ne možemo nikako da znamo da li smo napravili poboljšanja ili ne. Dužnost menadžmenta je pre svega da održava standarde. Kad dođe do promenljivosti usled nedostatka standarda, moraju da se uvedu novi standardi. Ako se promenljivost pojavi i pored poštovanja standarda, menadžment prvo mora da utvrdi uzrok, pa ili da revidira i unapredi postojeće standarde ili da obuči radnike da obavljaju posao kako je to određeno standardima. Možda je nešto nejasno u vezi sa postojećim standardima ili možda radnicima treba još obuke da obave posao kako treba.

Većinu zadataka menadžera u njihovim svakodnevnim aktivnostima u gembi treba da čine aktivnosti održavanja. Kad održavanje stabilizuje i počne da kontroliše proces, menadžment može da planira sledeći izazov: poboljšanje ili unapređenje postojećih standarda. Gde nema standarda, ne može da bude ni poboljšanja. Zato su standardi osnova i za održavanje i za poboljšanje. Na primer:

•  Standardi daju ciljeve i ukazuju na ciljeve obuke. Standardi mogu da se opišu kao skup vizuelnih znakova koji pokazuju kako se obavlja posao. Kao takvi, standardi treba da se saopštavaju na jednostavan, razumljiv način. Standardi obično dolaze u obliku pismenih dokumenata, ali ponekad razumevanje mogu da olakšaju slike, skice i fotografije;

•  Standardi daju osnovu za obuku. Kad se uspostave standardi, sledeći korak je da se radnici obuče do te mere da im obavljanje posla prema tim standardima uđe u krv;

• Standardi stvaraju osnovu za kontrolu ili dijagnozu. U gembi se često prikazuju standardi rada koji pokazuju neophodne korake i tačke provere rada radnika. Ti standardi nesumnjivo služe kao podsetnici za radnike. Međutim, što je još važnije, oni pomažu menadžerima da provere da li se rad normalno odvija. Ako su održavanje i poboljšanje standarda dva glavna zadatka menadžmenta, primarni posao supervizora u gembi je da gledaju da li se održavaju standardi i, kad bude vreme za to, da li se sprovode planovi za unapređenje postojećih standarda;

• Standardi pružaju način za sprečavanje ponovne pojave grešaka i minimiziranje promenljivosti. Kao što je ranije rečeno, standardizacija je poslednji korak pet gemba principa. Ona je i pretposlednji korak u kaizen pričama, što će biti objašnjeno kasnije u ovom poglavlju. Tek kad standardizujemo efekat kaizen projekta, možemo da očekujemo da se isti problem neće ponoviti. QC znači kontrolu promenljivosti. Zadatak menadžmenta je da utvrdi, definiše i standardizuje ključne kontrolne tačke u svakom procesu i da osigura da će se te kontrolne tačke poštovati u svakom trenutku.

Često se ispostavi da kompanija A bude bolja po kvalitetu od kompanije B – ne zato što je kompanija A bolja u svim aspektima procesa, već zato što kompanija A čini koordinirane napore da osigura da se u svim procesima postupa onako kako je određeno u standardima, dok je kod kompanije B utvrđeno da se tako ne postupa u jednom ili dva procesa. Stoga je standardizacija sastavni deo QA, a bez standarda ne može nikako da se izgradi održiv sistem obezbeđenja kvaliteta.

Ovaj tekst je preuzet iz knjige “Gemba Kaizen”, Masaaki Imaija. Masaaki Imai je najveći svetski ekspert za implementaciju kaizena, kao i osnivač Kaizen Instituta koji posluje u preko 60 zemalja sveta, a od 2015.godine i u Srbiji. Knjigu možete naručiti preko ovog linka.