Trikovi u Excelu 66. deo – Pravila rada s podacima
Kako da pripremim podatke za lako sortiranje i pravljenje međuzbirova?
Problem korisnika: Želeo bih da mogu da koristim moćne komande za rad s podacima kao što su Sort, Filter, Subtotal, Consolidate i PivotTable. Za početak, da li postoji neki poseban način na koji treba da pripremam podatke?
Rešenje: Treba da sledite sva sledeća pravila za vođenje podataka u formatu liste:
Pravilo br. 1: Iznad podataka koristite samo jedan red naslova. Ako Vam je potrebno zaglavlje s dva reda, napravite ga kao jednu dvorednu ćeliju.
Pravilo br. 2: Nikada nemojte da ostavljate nijednu naslovnu ćeliju praznu. Takvu ćeliju pravite kada dodajete neku privremenu kolonu. Ako pre sortiranja zaboravite da dodate naslov, to će potpuno poremetiti modul inteligentnog prepoznavanja (InteliSense) pa će Excel sortirati naslove kao podatke.
Pravilo br. 3: Među podacima ne treba da postoje potpuno prazni redovi niti potpuno prazne kolone. Može da bude po neka prazna ćelija, ali ne bi trebalo da imate nijednu potpuno praznu kolonu.
Pravilo br. 4: Ako naslovni red nije u redu br. 1, pobrinite se da između naziva izveštaja i naslova kolona imate jedan prazan red.
Pravilo br. 5: Ako podebljate slova u naslovnim ćelijama, time ćete pomoći da InteliSense modul prepozna da su to naslovi.
Pažnja: Format liste neće biti ni od kakve koristi ukoliko se podaci nalaze samo u dve kolone.
Rezultat: Ako postupate po pravilima za format liste, Excelov InteliSense modul će omogućiti da sve komande za rad s podacima rade besprekorno.
Autor
Excel genije!
1 Komentar
Pravilo broj 6: U jednoj koloni treba da budu istovrsni podaci. Nemojte u istu kolonu unositi brojeve i tekst ili tekst i datum. Excel to dopušta, ali ćete imati problema pri sortiranju, filitriranju i pravljenju sumarnih izvještaja poput pivot tabela.
Pravilo broj 7: svi podaci u istoj koloni treba da su jednako formatirani. Npr. ukoliko unosite brojeve tekućih računa u tekstualnom formatu, sve ćelije treba da su formatirane kao tekst (mada izgledajupoput brojeva).
Pravilo broj 8: Neka tabela ima što manje kolona a više redova. Kada god je moguće, organizujte podatke u obliku redova a ne kolona. Nekada će biti bolje koristiti VLOOKUP za dobijanje podataka iz druge tabele nego dodavati nove kolone. Ovo će ubrzati rad Excela a naročito kalkulisanje. Razlog je u tome što Excel očitava podatke red po red: prvo očita sve kolone u jednom redu a zatim prelazi u naredni red. Što manje kolona a više redova, to će Excel brže raditi.