Tekst je preuzet iz Controlling magazina broj 16.

Planiranje i budžetiranje je analitička aplikacija koja nam pomaže da postavimo ciljeve odozgo nadole i generišemo budžet od dna prema gore, što je osnova rada organizacije.

Sam proces planiranja, odnosno budžetiranja, predstavlja upravljačku aktivnost na osnovu koje se donose odluke na različitim organizacionim nivoima. Iz tog razloga je izuzetno važno da u tom procesu postoji sinergija zaposlenih koji učestvuju u kreiranju budžeta. To je proces koji predstavlja prenos ciljeva, vizije, politike i strategije kompanije u konkretne zadatke i kvantitativne vrednosti.

BUDŽET

Budžet koristimo za procenu performansi jer, upoređujući budžet sa stvarnim rezultatima, kompanije mogu da utvrde da li su zaposleni i kompanija kao celina funkcionisali kako se očekivalo. Njegova uloga je da pomogne menadžmentu da proceni poslovne alternative i da postavi finansijske ciljeve, kao i da omogući kompaniji da sarađuje i efikasno radi kroz iterativni proces budžeta – modifikacije datuma, prihoda, rashoda i ciljeva.

OPERATIVNI PLAN

Operativni plan je finansijska projekcija svih tokova kompanije kao celine i pojedinih njenih delova. Kompanije koje se bave nepredvidivim delatnostima, kao što je logistika, znaju koliki je izazov napraviti plan koji će se u velikoj meri poklopiti s realizovanim brojevima, s obzirom na to da se tenderi odvijaju tokom cele godine.

KONTROLA

Kontrola je proces korišćenja povratnih informacija o stvarnim performansama i rezultatima, upoređivanje stvarnih rezultata s planovima, merenje odstupanja i preduzimanje korektivnih radnji radi usklađivanja svih budućih aktivnosti s budžetom. Smatram da je ključ dobrog plana višegodišnje iskustvo koje treba da poseduje menadžment i energija koju on prenosi na ljude koje vodi u tom procesu. U stvari, čak i bez formalnog procesa, mnoga preduzeća sprovode većinu aktivnosti povezanih s poslovnim planiranjem, poput razmišljanja o oblastima rasta, konkurentima, novčanom toku i dobiti. Najvažnije je da se planovi prave, da su dinamični i da se prenesu na sve ljude koji su uključeni. Naša kompanija je za kratak vremenski period uspela da ostvari izvanredne rezultate i enorman rast, što je prirodno nametnulo potrebu za planiranjem i kontrolom.

Kada sam 2014. godine počela da radim u Transferi, budžet nije postojao. Postojali su jasna vizija, cilj i energija vrha kompanije koji nas je vodio i uspeo da za kratak vremenski period napravi prepoznatljivu logističku kompaniju. Prvi ozbiljan budžet napravili smo pre dve godine, što je bio veliki izazov usled nepostojanja validnih podataka po organizacionim jedinicama za prethodnu godinu i usled implementacije novog ERP sistema.

PLAN

Teškoće s kojima smo se susretali pažljivo smo analizirali i rešavali paralelno s razvojem softvera. U našoj kompaniji postoji vrlo kratak rok za kreiranje, prezentovanje, korigovanje i odobravanje budžeta. Plan za narednu godinu se umnogome zasniva na poslednjem kvartalu prethodne godine, a naročito na obimu poslovanja u decembru, imajući u vidu da tada imamo i pregled poslova za narednu godinu. Stoga pravimo plan u januaru jer do tada sve mora biti završeno. Dobro kreirana procedura budžetiranja, njena primena i poštovanje rokova od strane svih zaposlenih koji učestvuju u izradi plana omogućavaju nam da za kratko vreme izgradimo budžet, da ga predstavimo i da se on odobri nakon izvršenih korekcija.

BI ALATI

Istakla bih da nam je namera da za narednu godinu smanjimo korišćenje Excela u procesu planiranja i da za kreiranja budžeta, izveštavanja, kontrolu i rebalanse koristimo BI alate koji su već u upotrebi za pojedine segmente. IT i finansije su decenijama usko povezani s ERP-om i BI-om kao ključnim konektorima, a ova veza postaje sve čvršća. Benefit BI alata je brza analiza podataka, što nam omogućava da reagujemo u kratkom roku u savremenom poslovanju koje karakterišu brze promene. Međutim, svi alati koji ubrzavaju proces planiranja i kontrole budžeta su tu da podrže ljude u tom procesu i da uštede vreme, ali ne i da u potpunosti automatizuju proces i zamene ljude.

CONTROLLER

Istakla bih da glavnu ulogu u procesu planiranja svakako ima controller. On je glavna karika u lancu i navigator za potencijalne šanse i opasnosti u okruženju. Za dobre controllere i menadžere volim da kažem: „U školi nas nikada nisu učili kako da budemo nezaposleni“ – Alberto Moravija.

Autor je Dragana Ješić, Controller TRANSFERA