Uvođenje Oracle Hyperiona u Telekom Srbija, ALEKSANDRA ĐORĐEVIĆ, DIREKTOR FUNKCIJE ZA BUDŽET I KONTROLU, TELEKOM SRBIJA

Uvođenje Oracle Hyperiona u Telekom Srbija

U poslednje vreme često se govori o tome da controlleri i IT imaju neraskidivu vezu. Ukoliko se bavite controllingom i želite da date svom menadžeru što tačnije podatke, morate da budete spremni da idete u korak sa vremenom. Ponekad to znači i da se odreknete dobrog starog Excela. Kako je izgledala implementacija Oracle Hyperiona, programa za planiranje, budžetiranje i izveštavanje, pitali smo Aleksandru Đorđević, direktorku Funkcije za budžet i kontrolu kompanije Telekom Srbija.

Aleksandra Đorđević, Direktor Funkcije za budžet i kontrolu, Telekom Srbija

Kako je tekao proces planiranja pre implementacije novog sistema?
Da biste razumeli kompleksnost procesa planiranja u Telekomu Srbija neophodno je pre svega da se ukaže na veličinu poslovnog sistema sa više od 10.000 zaposlenih, koji posluje na četiri tržišna segmenta pružajući različite usluge u delu fiksne i mobilne telefonije, interneta i multimedije. Do uvođenja Hyperiona, planiranje je bilo vrlo detaljno, bez direktne veze sa ostalim finansijskim softverima. Iz tog razloga, zaposleni su većinu radnog vremena trošili na prikupljanje i obradu podataka, umesto na njihovo analiziranje. Dugo godina smo pripremali plan i pratili njegovu realizaciju kroz jednostavnu MS Access aplikaciju, koja je imala mogućnost planiranja samo po dve dimenzije, na kojoj nije bilo moguće da se urade neophodna unapređenja sistema planiranja, kako u procesnom tako i u metodološkom smislu.

 Ko je sve uključen u proces planiranja?
U ovako kompleksnim sistemima broj učesnika u procesu planiranja je veliki. U organizacionom smislu poslovi planiranja nalaze se u okviru Direkcije za finansije, u Funkciji za budžet i kontrolu. Kod nas se pojedinačni planovi objedinjuju, analiziraju, usaglašavaju, revidiraju i na kraju se priprema jedinstven plan kompanije. Neophodnu podršku daju nam kolege iz službi za plan, koje su dislocirane i nalaze se u okviru drugih poslovnih celina sa ciljem učešća u izradi njihovih pojedinačnih planova.

 Koliko je trajao proces planiranja?
Proces planiranja je zahtevan i dugo traje. Kombinujemo top down i bottom up pristup i potrebno je vreme da se inicijalni planovi organizacionih celina usaglase sa postavljenim ciljevima. Pojedinačni planovi se analiziraju, koordiniraju između zavisnih organizacionih celina, revidiraju i objedinjuju u jedinstven plan kompanije.Osim godišnjeg plana i rebalansa plana, pripremaju se i kvartalni forecasti na istom nivou detalja kao i godišnji plan.

 Šta sve sadrži novi sistem?
Novi sistem zasnovan je na Oracle Hyperion platformi. Unapređenje i redizajn sistema planiranja ostvarili smo implementacijom modula Oracle Hyperion Planning. Takođe, implementirali smo i modul Oracle Hyperion Financial Management, kao podršku aktivnostima konsolidacije među povezanim pravnim licima. Integracija sa drugim Telekom Srbija sistemima osigurana je zahvaljujući modulu Oracle Financial Data Quality Management.

 Šta vas je navelo da uvedete Oracle Hyperion?
Pre svega, bilo je potrebno da se unapredi i redizajnira celokupan sistem planiranja, a takođe i da se automatizuje proces konsolidacije poslovnih rezultata na nivou Telekom Srbija grupe. Bilo nam je neophodno celovito rešenje u smislu jednog sistema za sve module koji se tiču upravljanja finansijskim performansama u kompaniji. Važno je da je sistem fleksibilan i da možemo da ga prilagodimo svom poslovnom okruženju, kao i da ima funkcionalnost koja može da odgovori našim biznis i tehničkim zahtevima.

Takođe, jedan od preduslova bio je da je softver već prethodno implementiran u nekoj od telekomunikacionih kuća, tako da smo se nakon referentne posete opredelili za Oracle Hyperion.

Kako je tekao proces implementacije Oracle Hyperion?
U prvoj fazi pripreme projekta uradili smo projektnu organizaciju sa jasno definisanim ulogama i odgovornostima, počev od sponzora projekta, upravljačkog odbora i rukovodioca tima. Najvažnije je bilo da se izaberu članovi tima. To su zaposleni koji su spremni na promene i napuštanje starih navika, spremni da preuzmu odgovornost kada je neophodno i na kraju spremni da dodatno uče i upoznaju nove tehnologije. Pripremili smo i poseban prostor za rad na ovom projektu, što je obezbedilo veću efikasnost u radu članova tima. Implementacija Hyperiona realizovana je u nekoliko koraka, počev od faze analize i dizajna aplikacije, preko izgradnje i testiranja pa do faze tranzicije i produkcije. Projekat je ukupno trajao godinu dana i završen je u planiranim rokovima. Važno je napomenuti da je projekat vođen od strane biznis korisnika uz snažnu podršku IT-a kompanije, što je sigurno jedan od ključnih razloga za njegovu uspešnu realizaciju.

 Sa kim ste sarađivali na projektu?
Projekat implementacije bio je dosta složen, pa je uključio konzorcijum izvođača pod rukovodstvom IN2 grupe. U ime Telekom Srbija za vođenje projekta bila sam zadužena ja, a izvođača je predstavljala Ivanka Zadro, direktor Oracle E-business Suite sektora IN2. Sem IN2 grupe, na implementaciji su učestvovale i kompanije Fadata, Inplenion International AG i Nites.

 Zašto ste se opredelili za ove implementatore?
Razlog su reference u implementaciji Oracle Hyperiona.

 Kakva je bila atmosfera tokom saradnje?
Atmosfera je bila radna, ali ne i strogo formalna. Moram da naglasim da je bilo tridesetak članova tima Telekom Srbija, koji su učestvovali u različitim fazama projekta. S obzirom na to da je više različitih kompanija učestovalo na projektu kao implementator sistema, bila je neophodna dobra organizacija i upravljanje projektom kako bi sve aktivnosti bile uspešno završene u definisanim rokovima.

Sa kojim izazovima ste se suočavali?
Bilo ih je nekoliko. Istovremeno uvođenje Hyperiona, kao i unapređenje i redizajn sistema planiranja; uvođenje višedimenzionalnog sistema planiranja i izveštavanja prema različitim segmentima poslovanja; integracija Hyperiona sa ostalim finansijskim softverima u cilju automatizacije procesa planiranja i izveštavanja o poslovnim rezultatima, kako Telekom Srbije tako i Telekom Grupe. Na opšte zadovoljstvo, svi su uspešno rešeni.

 Koje sve mogućnosti nudi novi sistem?
Implementacijom Oracle Hyperiona dobili smo standardizovan i automatizovan sistem planiranja sa jasno definisanim ulogama i odgovornostima, zasnovan na ključnim pokazateljima poslovanja i strateškim ciljevima kompanije. Novi sistem je ujedno obezbedio i jednoobrazno i konzistentno izveštavanje na nivou Telekom Grupe, skratio proces kreiranja izveštaja o konsolidovanim planovima i rezultatima poslovanja Telekom Grupe i obezbedio uslove za pravovremene analize podataka o poslovanju kompanije.

Kako je Vaš tim prihvatio promenu?
S obzirom na to da je gotovo trećina zaposlenih koji obavljaju aktivnosti planiranja i konsolidacije poslovnih rezultata učestvovala u implementaciji i to u svim fazama, počev od izrade dizajna aplikacije do njenog testiranja, možemo reći da je Oracle Hyperion dobro prihvaćen od strane krajnjih korisnika. Zaposleni iz projektnog tima organizovali su i obuku krajnjim korisnicima, tako da smo uradili sve što je bilo potrebno kako bi aplikacija u punom kapacitetu zaživela unutar kompanije.

Koliko brzo sada dobijate podatke?
Po zatvaranju računovodstvenih evidencija aktuelni rezultati poslovanja se automatski, istog dana učitavaju u Hyperion. Pokretanjem od strane biznis administratora, formiraju se predefinisani izveštaji o planskim i aktuelnim rezultatima poslovanja za dati period. Izveštaji se prenose u Power point, tako da mesečna prezentacija može za kratko vreme da se pripremi. Izveštaj sa pisanim obrazloženjima (ostvareno vs planirano) zahteva još nekoliko dana.

 Koliko vam je olakšan proces odlučivanja?
Samim tim što je automatizacijom posao zaposlenih sada usmeren ka konkretnim analizama, omogućena je priprema kvalitetnijih izveštaja za menadžment, kao osnove za pravilno i pravovremeno odlučivanje u kompaniji.

 Šta je najveća prednost novog sistema?
Sistem je fleksibilan i može da odgovori gotovo svim vašim zahtevima. Ukoliko pravilno dizajnirate aplikaciju, postavite prave modele planiranja i povežete se sa drugim softverima u kompaniji, u značajnoj meri možete da povećate efikasnost u radu. Jednostavnost u korišćenju aplikacije od strane krajnjih korisnika je još jedna važna prednost ovog sistema.

 Imate li nešto da poručite onima koji bi uveli ovaj sistem u svoje kompanije?
Najvažnije je da znate šta želite i da imate iskusnog implementatora. Zajedno ćete naći najbolji način kako da svoje potrebe pretočite u rešenja u samoj aplikaciji. Ne razmišljajte o tome šta aplikacija može da vam ponudi, već šta vi želite da uradite u sistemu. Budite kreator vašeg sistema planiranja!

Autor teksta je Aleksandra Đorđević, Direktor Funkcije za budžet i kontrolu, Telekom Srbija

Tekst je preuzet iz Controlling magazina 04.