Velika tajna organizacije vremena: Važno i hitno – sjajan tekst Istoka Pavlovića

a

Čuli ste verovatno do sada razne teorije i sisteme za organizaciju vremena, ali ako primenite samo ovaj jedan jednostavni princip, možda možete rešiti mnoge probleme.

Za ovaj princip sam saznao od mog prijatelja i motivacionog trenera Peđe Jovanovića pre nekoliko godina, i lično mislim da je najefikasnije od svega što sam pročitao na tu temu.

Dakle, molim vas. Pozatvarajte sada sve prozore na kompjuteru koji vam odvlače pažnju, izolujte se i u narednih pet minuta pročitajte ovo što bih slobodno nazvao “Velika tajna organizacije vremena”.

a

Vidite, verujem da mnogi od vas imaju isti problem. Previše ideja i obaveza, premalo vremena za realizaciju svega, i stalno imate taj osećaj u malom mozgu da postoji neki način da budete efikasniji i da sve stignete, ali jednostavno – nikako da dokučite kako.

I onda tu i tamo naiđete na članak na Internetu o organizaciji vremena za koji mislite da će vam pomoći. A u tim tekstovima – uvek isti saveti: smanjite blejanje na Fejsu, zapisujte na šta trošite vreme, postavite rokove, pišite nedeljni plan, koristite softver za organizaciju, bla bla bla.

Sve je to lepo i može da pomogne, ali ovaj sistem koji ću vam sada predstaviti rešava suštinu problema. Svi ti planeri, organizacija, time management programi i ostalo, sve to probajte, ali tek nakon što postavite temelj cele priče putem ovog sistema.

Dakle, da počnemo. Pogledajte ovaj grafikon, to je ceo sistem. Ništa više.

Sve vaše aktivnosti mogu da se svrstaju u jedan od ova 4 kvadrata na grafikonu:

1. Gore desno su stvari koje su važne i hitne.
2. Dole desno su stvari koje su važne, ali nisu hitne.
3. Gore levo su stvari koje nisu važne, ali su hitne.
4. Dole levo su stvari koje nisu ni hitne ni važne.

a

Za sada, namerno neću da vam sugerišem i dajem primere šta bi moglo da spada u koju grupu. Umesto toga, zamoliću vas da se vi lično setite po par aktivnosti, planova, i obaveza iz svog života koje spadaju u svaku od ove 4 grupe.

Jeste li uradili to? Jako je važno da se setite kako biste pravilno doživeli sledeću rečenicu.

Ako jeste, evo sada “Velike tajne organizacije vremena”:

a

Ljudi koji imaju problema sa organizacijom vremena rade samo stvari koje su hitne. Oni rade samo ono što spada u gornja dva kvadrata: stvari koje su hitne i važne, i stvari koje su hitne ali nisu važne.

Uspešni ljudi rade samo stvari iz desna dva kvadrata: oni rade samo stvari koje su važne, bilo da su hitne ili nisu hitne.

a

To je sve. Hajde sada da vidimo na konkretnim primerima.

Prvo, važno i hitno. Ok, svi se slažemo da je to prioritet i da te zadatke treba odmah uraditi. To su one obaveze bez kojih bismo propali i mi i firma u kojoj radimo, i čije bi neizvršavanje moglo da ima ogromne posledice po nas i našu okolinu. Na primer, da rešite problem pada sistema bez kojeg firma ne može da radi, ili da otključate vrata od firme kako bi ljudi mogli da dođu na posao.

E sad. Obaveze koje su hitne, ali nisu važne. Šta je to? Pa, to su jednostavno svi oni “gutači vremena” i vampiri koji vam sisaju vreme tokom dana: hitno je da se odgovori na mail nekom klijentu od koga unapred znate da nema nikakve vajde; hitno mora da se objavi neki tekst koji će pročitati pet i po ljudi; hitan sastanak jer je neko tamo “istripovao” da je to potrebno; hitno da izmenimo jedno slovo na sajtu jer nije gramatički ispravno. Sve je hitno. Svakog dana pojavi nam se i po nekoliko desetina hitnih obaveza. Ali kada sednete i razmislite, koliko tih obaveza su zaista i važne? Vrlo često samo jedna ili nijedna!

Osobe koje nemaju osećaj da razluče hitno od važnog vrlo često provedu ceo život koprcajući se pokušavajući da urade sve to što je hitno, i na kraju se pitaju gde im je otišlo vreme i gde su nestali svi oni njihovi planovi i snovi iz mladosti.

Pretpostavljam da ne želite da se to desi i vama. Zato, da se vratimo na naš grafikon. Pogledajte sada kvadrat “važno, ali nije hitno“.

U tom kvadratu leži tajna uspeha i napretka. Tu je ono što će vas dovesti do ispunjenja vaših snova, ako se tom kvadratu posvetite.

Klasičan primer nečega što stoji u tom kvadratu je “hoću da pokrenem svoj sopstveni biznis”. Ili “hoću da se osamostalim, da budem slobodan”. U tom kvadratu leže svi koraci, sve aktivnosti i etape koje će dovesti do ostvarenja snova samo ako ih radite. Ali, potrebno je da ih radite.

Ako već imate neki biznis, onda u tom kvadratu stoje razne dobre ideje kako možete da ga unapredite, da zarađujete više i radite manje. Sve aktivnosti koje mogu dovesti do toga nalaze se unutra. Generalno, tu su sve aktivnosti vezane za razvoj i unapređenje neke firme ili nekog posla.

No, u čemu je problem? Većina ljudi po ceo dan radi stvari koje su hitne, i na kraju ne ostane ni malo vremena za stvari koje su važne, ali nisu hitne. I tako svaki dan do kraja života.

To je jedna velika, jednostavna, i tužna istina.

a

Šta da uradite povodom svega ovoga?

a

Vrlo prosto. Prekinite da radite stvari koje su hitne, a nisu važne. Umesto toga, koristite to vreme da radite stvari koje su važne ali nisu hitne.

U početku će biti teško jer ćete imati veliki pritisak okoline. Govorim vam ovo iz ličnog iskustva.

Pre svega, pripremite se na burne reakcije ljudi iz vašeg okruženja, koji su navikli i očekuju od vas da uvek ispunjavate sve ono što je hitno.

To neće biti lako. Moraćete hladnokrvno da trpite sve njihove žalbe, pretnje, i uvrede. Govoriće vam verovatno: “neozbiljan si”, “neodgovoran si”, “neću više sa tobom da radim”, “dobićeš otkaz”, “ti nisi profesionalac u svom poslu”, i slično.

Ono što će vam dati snagu da istrajete dok vas bombarduju ovakvim rečenicama jeste svest da konačno radite stvari koje su važne, a nisu hitne. Svest da radite ono što je najbolje za budućnost i napredak vas, vašeg posla i svih ljudi u vašem okruženju.

Mnogi od ljudi koji vas napadaju nisu ni svesni da činite dobru stvar kada odbijate da uradite sve stvari koje su hitne. Oni jednostavno misle da ste lenji i neodgovorni i tu nema pomoći. Pokušajte da objasnite o čemu se radi, ko je razuman, shvatiće. Ko nije, verovatno spada u ekstremnu kategoriju ljudi koji su rođeni takvi da mogu da rade samo hitne stvari i njima teško ima pomoći.

Razmišljajući o svemu ovome, zaključio sam da se život čoveka koji radi samo hitne stvari ne razlikuje mnogo od životinjskog. Životinja u prirodi je upravo ta koja po ceo dan radi samo hitne stvari: beži od predatora, traži hranu, traži skrovište. Jedini trenutak u životu kada životinja radi nešto što je važno a nije hitno je parenje. Zato samo tada životinja može da stvori nešto kreativno – novi život.

Sa druge strane, ljudi i ljudska vrsta su se uzdigli iznad životinja jer su počeli da troše deo svog vremena na stvari koje su važne, ali nisu hitne. Zato danas mi ljudi imamo gradove, automobile, električnu struju, tople stanove u kojima sedimo i čitamo ovaj tekst na kompjuteru dok je napolju sneg i dok životinje pokušavaju da nađu šta će da pojedu a da se pritom ne smrznu.

“Ok, hoću da probam. Ali, šta da radim sa svim onim obavezama koje su hitne a nisu važne? Ne mogu baš sve da ih eliminišem.”

a

Ako hoćete postepeno da napuštate hitne i nevažne stvari, postoji jedno vrlo jednostavno rešenje koje nikoga neće boleti: delegiranje obaveza.

Iznenadili biste se koliko svakodnevnih požara može neko drugi da ugasi umesto vas. Vrlo često je potrebno samo natočiti vodu u posudu i prosuti preko vatre. I zamislite – vi niste jedini na svetu koji to može da uradi. Retko koji požar je takav da je potrebna specijalna tehnika gašenja koju samo vi poznajete.

Dakle – prebacite nešto drugim vatrogascima u firmi ili ih zaposlite. Ako treba, naučite ih kako se koristi aparat za gašenje. A ako tu i tamo i izgori poneki papirić ili suva grana, nije neka šteta.

Toliko od mene. Verujem da među vama, čitaocima ovog teksta, ima ljudi koji znaju za ovaj sistem i koji ga primenjuju, bilo da su čuli negde za njega ili su ga sami otkrili. Voleo bih da čujem komentare pre svega od tih ljudi – kako primenjuju ovaj sistem, neke primere, situacije, iskustva, i naravno rezultate.

a

a

Izvor: Istok Pavlović