Upravljajte svojim učinkom na poslu – Marija Tatarević (HR Director), Victoria Group

Sve je više organizacija koje menjaju svoje sisteme za upravljanje performansama (učinkom). Postoji nekoliko razloga za to, uključujući i poteškoće efektivnog upravljanja performansama. Ništa manje važno, efektivno upravljanje postaje sve neophodnije, a efektivno upravljanje performansama može da ima ključnu ulogu u tom procesu.

Godišnja evaluacija rada, odnosno Performance Appraisal je prilika da se poboljša učinak zaposlenih, kao i da se postignu bolji rezultati kompanije i pojedinaca. U poslednje vreme razmišljam o tome kako koučing i mentorske veštine mogu da se koriste u procesu evaluacije rada, kreirajući pozitivno iskustvo za zaposlenog i menadžera, te kako da se održi dobar nivo učinka tokom godine. Moram da istaknem da sam tokom dosadašnjeg rada stekla utisak da je proces evaluacije radnog učinka često bio ne baš tako prijatno iskustvo za obe strane – i za zaposlenog i za linijskog menadžera. Nameće se pitanje: „Kako ga onda unaprediti tako da postane prijatno iskustvo za obe strane?“

Počnimo od vizije

Važno je početi od vizije – i kompanije i zaposlenog. Vizija kompanije treba da bude uverljiva i poznata zaposlenima. Kada zaposleni ne znaju ili ne razumeju u potpunosti kompanijsku viziju, onda im je teško da pomažu u napretku kompanije. Prisustvo jasne i uverljive vizije koju zaposleni razumeju i osećaju, daje osnovu za uspeh. No, ono što pokreće pojedinca nije vizija njegovog pretpostavljenog, nije ni vizija kompanije, već njihova uverljiva vizija.

Posvetite se kreiranju vizije

Ukoliko zaposleni nije razmišljao o viziji, posvetite mu se i pomognite mu u kreiranju vizije. Da li se njegova vizija i strast prema poslu poklapaju sa vizijom kompanije? Da li vi kao menadžer možete da pomognete zaposlenom u ostvarenju njegove vizije? Šta ako je njihova vizija vaš posao? Dobro, deo uloge supervizora, menadžera i lidera jeste razvoj zaposlenih i mentorski rad. Divno je imati zaposlene koji su motivisani da uče i razvijaju se. Takođe je dobro imati zaposlene koji znaju šta je vaš posao, kompetentni su i znaju da ga obavljaju na adekvatan način.

Vraćajući se na ličnu viziju zaposlenih, prava vizija je lična, pisana u sadašnjosti, kao da se događa baš sada, a povezana je sa uzbudljivom budućnošću. Ohrabrite članove vašeg tima da kreiraju svoju viziju i da je podele sa Vama.

Naš trenutni okvir procesa evaluacije učinka

Često menadžeri pričaju o problemima i situacijama koje zaposleni nisu očekivali. Danas govorimo o tome kako da se unapredi ovaj proces i da se stvori prijatno i konstruktivno iskustvo za obe strane. Sa menadžerom koji je mentor i partner, posvećen je uspehu zaposlenog, radna sredina može itekako da se promeni. Ključ je u stvaranju pozitivne atmosfere orijentisane ka dostizanju ciljeva, koji vode uspehu i ostvarenju boljeg učinka. Mnogobrojne studije pokazuju da zaposleni ostvaruju bolje rezultate kada se na sastancima sa menadžerom fokusiraju na rešenje problema, umesto na njihove nedostatke. Kada je fokus na rešenjima, zaposleni vrlo jasno identifikuju šta je ono što je potrebno da se unapredi i poboljša.

Koristite koučing veštine da biste postigli uspeh i izvrsnost

Nakon što ste kreirali uverljivu viziju, potrebno je da se ustanovi gde se trenutno nalazite na putu ka ostvarenju ove vizije. Koristeći pet koučing pitanja, možete vrlo lako da prepoznate na kom mestu je zaposleni. Imaćete priliku da stvorite pozitivnu energiju, prepoznate jazove i resurse koji su potrebni. Pet koučing pitanja su:

1. Šta ide kako treba?
2. Zašto ide kako treba?
3. Šta treba da bude da bi bilo idealno?
4. Šta još uvek ne ide kako treba?
5. Koji su resursi potrebni?

Kada se sastajete sa zaposlenima – budite prisutni, fokusirajte se na njih i ostavite sve drugo po strani, prepoznajte njihove prednosti.

Kreirajte plan za odlične performanse

Kao menadžeri, imamo zadatak da stvaramo uspešne timove, a da bismo uspeli u tome moramo da imamo uspešne članove tima. Ako se fokusiramo na postizanje uspeha, velika je verovatnoća da ćemo to i da postignemo. Koncentrišite se na pozitivne strane, na rešenja. Na ono što dobro ide i kako da od toga stvorite još više.

Kada postavljamo SMART ciljeve, možemo da izmerimo rezultate i da pratimo progres. Ukoliko su ciljevi loše definisani i nemerljivi, teško je revidirati uspeh i dati bilo kakvu povratnu informaciju. Kako da postavimo ciljeve, a da oni budu merljivi?

• Ciljevi treba da budu povezani sa kompanijskom vizijom, kao i sa vizijom pojedinca
• Oni treba da ukazuju na „uzbudljivu“, pozitivnu budućnost
• Oni su specifični, merljivi, dostižni, relevantni i vremenski definisani

Kada kažemo da su dostižni, važno je da bar 80% cilja može da se dostigne. Relevantni su oni ciljevi koji su važni onima koji ih ostvaruju, relevantni viziji i vrednostima pojedinca i kompanije.

Godišnji ciljevi su uglavnom veliki. Važno je podeliti ih u nekoliko manjih koraka. Na primer, ako je vaš cilj da ostvarite rast prodaje za 20% tokom godine, možete da ga podelite po mesecima. No, ovakav cilj može da bude i osnova kreiranja plana za postizanje cilja, a možete da ga postignete kroz nekoliko tehnika:

• Određen broj poziva ka kupcima/potencijalnim kupcima
• Sistematičan i pojedinačan follow-up
• Direktan e-mail, marketing – šta su specifičnosti koje će da doprinesu uspehu?

Izgradite odgovornost

Lična odgovornost u godišnjim planovima je ključ uspeha. Koliko ste performance appraisala radili a koji nisu bili pogledani do kraja godine? Neophodno je sastajati se sa ljudima redovno i revidirati i razmatrati ciljeve i postignute rezultate. Nije fer održati sastanak krajem godine i reći „niste postigli ono što je dogovoreno“. Neke ciljeve je moguće ostvariti samo pukim zapisivanjem, ali kvalitet ostvarenja nije uvek onakav kakav očekujemo na ovaj način.

Ključ uspeha je u građenju lične odgovornosti kroz redovne periodične sastanke. Često ne uspemo da održimo planove „živim“. Redovni sastanci koji održavaju fokus na planiranom pomažu kretanje unapred. Slavite uspehe! Zapisujte postignuća. Odvojite vreme da se osvrnete na viziju, na postignuća, na ciljeve, na rezultat (obeležite ga brojem, procentom, ocenom).

Kreirajte partnerstva

Periodičan pregled plana daje vam priliku da „opipate“ realnost sa zaposlenima i da ih podržite u ostvarivanju ciljeva i postizanju uspeha. Što je još važnije, sprečava da proces performance appraisala bude mrtvo slovo na papiru. Zaposleni postaju svesni da investirate u njihov uspeh i uspeh kompanije zajedno i to vas čini liderom i partnerom zaposlenih. Takođe, kreira dobru dvosmernu komunikaciju koja može samo da poboljša rezultate.

Hendlovanje nezadovoljavajućih rezultata

Kada su loši rezultati u pitanju, mentorski rad može da pomogne u postizanju uspeha. Ali, morate da napravite i okvir realne povratne informacije. Svi smo odrasli ljudi i imamo ličnu odgovornost za naše izbore, postupke i ponašanje. Ukoliko vaša kompanija ima predviđene mere u slučaju nepostizanja zadovoljavajućih rezultata, zaposleni moraju da budu upoznati sa ovom politikom. Moraju da budu upoznati i sa očekivanjima. Sa ovakvom osnovom, verujem da možete da imate konstruktivan razgovor o ponašanju i postupcima koji su doveli do takvih rezultata.

U ovakvim razgovorima važno je da znamo da je on važan za uspeh kompanije, kao i za uspeh zaposlenog. Pomozite im da identifikuju polja za razvoj.

Na kraju, da biste postigli uspeh, držite se čvrsto ciljeva, jer to daje implus za kretanje u pravom smeru. Kao mentor, možete da kreirate prijatno i ohrabrujuće radno okruženje, koje će da stvori kulturu dobrog radnog učinka.