Trikovi u Excelu 24. deo – Automatski numerišite listu.

Održavajte tekući zbir kada dodajete i brišete stavke iz liste.

Problem korisnika:

Kada radim nešto s timom za ljudske resurse, često mi daju listu zaposlenih razdvojenu po odeljenjima.

Trenutno se numerički niz nalazi u koloni A dok su imena zaposlenih u koloni B (Slika 1).

Svaki put kada kompanija zaposli nekog novog radnika ili neki zaposleni ode iz nje, ja moram da ručno prenumerišem sva imena. Kako mogu da olakšam ovaj posao?

Slika 1.

Rešenje:

Ručno numerisanje zaposlenih je noćna mora HR službe. Da biste se oslobodili toga, zamenite brojeve u koloni A formulom koja će brojati stavke u koloni B. Formula treba da vrši brojanje od trenutnog reda pa sve do reda broj 1.

Slika 2.

Nažalost, funkcija COUNT neće biti od koristi jer broji samo numeričke stavke. Treba da upotrebite funkciju COUNTA i da imate na umu sledeće stvari:

• Opseg koji mora da se izbroji treba da se pruža od B1 do trenutnog reda(Slika 2).
• Oznaka da se uvek koristi ćelija B1 jeste B$1.

Slika 3.

Evo kako da napišete i primenite formulu:

• Unesite formulu =COUNTA(B$1:B2) u ćeliju A2. Kada ovu formulu iskopirate jedan red niže, opseg koji se broji pružaće se od B1 do B3 (Slika 3). To je zato što je deo formule “B2″ relativna referenca koja može da se promeni kada se formula kopira. Oznaka dolara u referenci B$1 govori Excelu da, kada iskopirate formulu, ona uvek treba da se odnosi na prvi red. Dakle, sada se opseg pruža od B1 do B3.

• Iskopirajte formulu za sva imena u listi. Imena će biti numerisana istog momenta kada ih ručno unesete. Rešenje koje ovaj postupak daje je sledeće: Kada neki zaposleni ode iz kompanije, možete samo da obrišete taj red i svi kasniji redovi će biti prenumerisani. Kada zaposlite novog radnika, možete da ubacite novi red, unesete ime novozaposlenog, pa zatim iskopirate bilo koju formulu iz neke druge ćelije u koloni A u taj novi red.

Napomena:

Mada je ovo jedan specifičan primer, koncept korišćenja opsega kao argumenta gde samo deo opsega sadrži apsolutnu referencu uobičajeno je rešenje za održavanje tekućeg zbira svih ćelija iznad trenutnog reda.