- Finansijski Snowboard - http://www.mcb.rs/blog -

ŠTA ZNAČI 4 WINDOWS U CONTROLLINGU? (www.mcb.rs/free)

4-Windows je alat controllinga, koji se koristi na sastanku menadžera i controllera kod analize varijansi (variance analysis). Iako je ovaj alat originalno nastao u Controller Akademie za potrebe controllinga, ovaj alat je univerzalno primenljiv za bilo koju situaciju gde postoje dve kategorije: planirano i ostvareno.

U prvom kvadrantu su rezultati poslovanja (prodaja, troškovi, profit, zalihe i sl.). U drugom kvadrantu je analiza varijansi (zbog čega je nastala varijansa, ko je odgovoran, uzroci). U trećem kvadrantu je predlog akcionih mera (koje aktivnosti treba da sprovedemo, do kada, ko treba da ih uradi) i u četvrtom kvadrantu je ozdravljenje (kakva će biti situacija posle urađenog akcionog plana).

Kada se controller priprema za sastanak, onda se u 4-windows sledi logički put koji glasi 1–>2–>3–>4 (rezultati, analiza varijansi, akcioni plan, ozdravljenje). Controller obično postavlja logična pitanja (1–>2) „Zašto?“:

Ukoliko controller bude istrajao samo na pitanjima tipa „zašto“ i na samom sastanku, menadžer će verovatno biti veoma ljut, besan, nervozan i nespreman za saradnju. Da li ste ikada čuli menadžera koji je na pitanje „Zašto je rezultat loš?“ odgovorio na sledeći način:

Ovakav odgovor možete naći samo u snovima. Umesto ovakvog odgovora, većina menadžera će početi da traži opravdanje na pitanje „Zašto?“:

Mnogi menadžeri će početi i da kritikuju planove i ciljeve:

A neki menadžeri će imati i vrlo kreativne odogovore:

Preporuka je da controlleri umesto postavljanja logičkog pitanja „Zašto?“ slede drugu logiku (psiho-logika). Kada je controller na sastanku sa menadžerom, on treba da koristi psihološki put 14 (rezultati, ozdravljenje) i postavlja sledeća pitanja:

Ovaj način rada se zove psihološki put i on se primenjuje na samom sastanku menadžera i controllera. Nakon postavljanja pitanja „Kako dalje?“, controller bi trebao da dobije od menadžera konkretne buduće akcije. Controlling je orjentisan ka budućnosti i akcijama. Controller bi 80% vremena trebao da posveti pitanjima iz kvadranta 3 i 4 („kako dalje?“). Mali rezime oko postavljanja pitanja:

4-Windows se može savršeno primeniti i na privatni život. Evo jedne zanimljive anegdote koja se dogodila sa mojom sjajnom ćerkom Milicom. Milica je upisala 1. razred Matematičke Gimnazije i planirala je da ima sve petice. Nakon dva meseca od početka škole (novembar) postao sam malo zabrinut, jer je pored desetak petica imala i nekoliko četvorki i trojki. Seo sam sa Milicom i moje prvo pitanje bi trebalo da bude „Zašto?“ (logički put 1–>2). Da sam joj postavio pitanje „Zašto?“ verovatno bih dobio odgovore:

Inače, ja sam kao zabrinuti tata i zaista postavio pitanje „Zašto?“. Odgovor koji sam dobio je bio „logički“ za tinejdžerku od 15 godina:

Umesto toga, ja sam postavio „psihološko“ pitanje (1–>4) koje je glasilo:

Milica je odgovorila kao iz topa:

Naravno, originalni odgovor je bio malo drugačiji:

Epilog („4. ozdravljenje“) je stigao vrlo brzo. Milica je počela da ređa sve petice i na kraju godine je imala prosek 5,0. Ja sam mogao da se odmorim i da zaboravim na profesionalnu controllersku deformaciju i alat 4-Windows. Mada, nema odmora dok traje obnova! Tu je i moj mlađi sin Pavle, na kome i dalje mogu vežbati sve moguće (i nemoguće) controlling alate.

4-Windows_2

Hajde da se sada opet vratimo na poslovni deo. Na narednoj slici je 4- windows iz prakse jedne kompanije. Ovde postoje dve varijanse:

Signal varijansa je varijansa iz prošlosti i na nju ne možete da utičete. Controller je napravio izveštaj (npr, za 30.6.2013). Rezultati su se dogodili i imamo negativnu varijansu od -20 (količinska prodaja je manja ispod plana). To je ista ona razlika u ocenama kod moje ćerke od -0,3. Signal varijansa je jednaka razlici ostvarenog i planiranog (ACT-BUD). Signal varijansa je pomoćna varijansa koja vam signalizira da nešto nije u redu. Ona vam javlja, kao semafor, da nešto treba preduzeti. Međutim, postoji jedan nepremostiv problem sa signal varijansom: na signal varijansu ne možete da utičete! Odluke koje donosite odnose se samo na budućnost a ne na prošlost. Ne možete promeniti prošlost svojim odlukama (osim ako ne gledate previše filmova tipa „Povratak u budućnost“ sa Majkl Džej Foksom).

Kontrolabilna varijansa je ključna varijansa. Ovu varijansu možete da menjate sa svojim budućim akcijama. Kontrolabilna varijansa je jednaka razlici forecasta (prognoze) i budžeta (FC-BUD). U ovom slučaju ona iznosi -10. Odluke koje donosite sada odnose se na budućnost. Vašim odlukama vi menjate (smanjujete ili povećavate) kontrolabilnu varijansu. Zbog toga je kontrolabilna varijansa ključna za analizu u 4-Windows alatu.

Ako se vratim na moju ćerku, kontrolabilna varijansa u njenom slučaju bi bio odgovor na (nepostavljeno) pitanje :

Nadam se da bi odgovor moje ćerke bio „nula“. Ako bih hteo da postavim pitanje menadžeru, onda bih postavio pitanje:

Da li osećate kako se atmosfera na sastanku promenila? Umesto traženja krivca u prošlosti (zašto?) mi počinjemo da razmišljamo u budućnosti (kako dalje?). Odluke koje donosite možete donositi samo o budućim varijansama.

 Ovaj tekst je preuzet sa linka www.mcb.rs/free. Kompletan tekst u štampanom obliku možeš pronaći u knjizi “Biblija controllinga”, Bojana Šćepanovića koju možeš kupiti klikom OVDE.