ŠTA VAM KRADE VREME?

Da li često dolazite u situaciju da ne stižete da uradite sve što ste zacrtali sebi? Znate li da je upravljanje vremenom veština kojom možete ovladati? To je sposobnost da planiramo i koristimo sopstveno vreme na efikasan način, kako na poslu, tako i u privatnom životu. 

Rezultat istraživanja Univerziteta Kalifornije pokazuje da zaposlene koji rade u kancelariji već nakon 11 minuta rada neko prekine. Ovi prekidi svakodnevno ’’kradu’’ dva sata radnog vremena zaposlenima. Takođe, otkriveno je da je osobi koju bi prekinuli u radu potrebno oko 25 minuta da se vrati na svoj zadatak.

ŠTA MI JE POTREBNO ZA POČETAK?

Prvi korak jeste donošenje odluke da želite da preokrenete stvari i svoje vreme stavite pod kontrolu! Dobro upravljanje vremenom uštedeće vam dva sata dnevno, odnosno 56 sati mesečno. Imaćete veći osećaj kontrole, više energije, a manje stresa. 

Neki od ’’kradljivaca vremena’’ jesu:

• Nedostatak prioriteta
• Česti prekidi spolja
• Buka 
• Previše papirologije i čitanja
• Telefonski razgovori 
• Loše organizovani sastanci 
• Nedostatak samodiscipline

Primer: Vodite važan sastanak i dok je bitna diskusija u toku, ulazi novi kolega Mića i zove vas da izađete da bi vas pitao nešto što je mogao bilo ko drugi da mu pomogne. Vi ćete mu objasniti da ide kod Maje za pomoć, ali činjenica je da vam je Mića ’’ukrao’’ dragoceno vreme. Mića je prekinuo ’’flow’’. Obratite pažnju i videćete koliko malih stvari poput ove se desi u toku dana i koliko je truda potrebno da se vratite prvobitnoj aktivnosti. 

KAKO SMANJITI UTICAJ KRADLJIVACA NA VAŠ RAD? 

Isplanirajte vreme kada ćete se baviti isklučivo njima, blokirajte obaveštenja na privatnim društvenim mrežama koje vam skreću pažnju, sklonite se od buke… Cilj je izbeći ili makar smanjiti učestalost kradljivaca.

Ali priča ne staje ovde. Kada dodjete ujutru na posao, obavite svoj mali jutarnji ritual kuvanja kafe i napravite to do listu. Neki od najčešće korišćenih alata jesu: 

• TRELLO
• Outlook kalendar

Ali koju tehniku koristiti prilikom planiranja? 

Jedna od tehnika jeste Paretov princip, koji takođe nazivaju i 80/20 pravilo. On nalaže da 80% nefokusiranih napora daje samo 20% rezultata. Sa druge strane, 80% rezultata može biti ostvareno samo sa 20% vremena tokom koga radimo prave stvari na pravi način. Ovaj koncept vam može pomoći da identifikujete prioritete kako biste ostvarili najbolje rezultate. Od svih stvari koje treba da uradite u toku dana, koji zadaci imaju najveći uticaj? Da li rešavanje nekog problema omogućava određenom procesu da nastavi da teče? Ovo ne znači da treba ostaviti manje bitne stvari po strani. Potrebno je pronaći ravnotežu.

EISENHOWER MATRICA – MATRICA ODREĐIVANJA PRIORITETA

Takozvana Hitno-Bitno matrica pomaže da odredimo prioritete prema hitnosti i značaju zadataka.

izvor: https://zeljkopopovic.com/

•  Preporuka je da se prvo odrade hitni i bitni zadaci. Oni su od velike važnosti, ali se takođe moraju završiti brzo.

 

• Zatim je potrebno posvetiti se i bitnim zadacima koji nisu hitni. Oni treba da budu obavljeni, ali ne moraju odmah. Ne prave takav pritisak kao oni koji su hitni. Mogu se odložiti na neko vreme, ali ne predugo, jer ubrzo i sami mogu zadobiti hitan status.

 

• Hitne zadatke koji nemaju status važnih delegirajte ukoliko je to moguće. Cilj je da nam ovakve aktivnosti oduzimaju što manje vremena. Treba tražiti način da se njihovo obavljanje tokom dana/nedelje ograniči kako nam ne bi ’’pojeli’’ vreme.

 

• Zadaci koji nisu ni hitni ni bitni mogu biti odloženi bez posebnih posledica. Stoga neki mogu da se urade i na kraju ili baš kada nema drugog posla. Međutim, neki koji se suviše dugo odlažu mogu zadobiti drugačiji status.