NIJE SVE U PROFITU, IMA NEŠTO I U KEŠU. Đorđe Milinković, Controlling menadžer, Peštan.

Đorđe Milinković, Controlling menadžer, Peštan.

Upravljanje potraživanjima kao uloga controllinga

Upravljanje potraživanjima i kreditnim rizikom nije značajnije zastupljeno u aktuelnim temama controllinga, a potencijalni uzroci mogu se tražiti u stepenu razvoja ove oblasti, insource ili outsource organizaciji ovih aktivnosti, delatnostima kompanija ili fokusu controllinga na profitabilnost. Uz svo poštovanje i značajnost ostvarenog profita, realizacije budžeta, odstupanja u ceni koštanja, kompanijsku snagu čini i redovan priliv kako dinarskih tako i deviznih priliva, brz obrt sredstva, nizak nivo spornih potraživanja, upravljanje rizikom, pa sa tim ciljem zaposleni u sektoru controllinga u kompaniji Peštan nastupaju u svom radu, i obezbeđuju kontinuiran, što brži i nesporan priliv sredstava u naplati kupaca.

U kompaniji kao što je Peštan, koja je proizvodne delatnosti, ima veliki broj stalnih kupaca – partnera, širok spektar delatnosti, rizika i tržišta, a sve to u kombinaciji sa stalnim rastom obima posla, prihoda i kupaca – strategija menadžmenta je da se oblast upravljanja potraživanja interno organizuje i da odgovornost za upravljanje potraživanjima preuzme controlling. Početak mog angažovanja u kompaniji je bilo uvođenje sistema za upravljanje potraživanja kupaca, ali i danas, dugo godina nakon implementacije, uz proširenje obima posla i pomeranja fokusa nа druge oblasti, upravljanje potraživanjima je visokoprioritetna aktivnost controllinga, tako da se prva jutarnja kafa pije uz izvode iz banaka i pregled priliva kupaca.

U celom sistemu upravljanja rizikom i potraživanjima, informaciona osnova predstavlja najznačajniju komponentu i bazu uspešnog sistema, te uz ostale elemente – jasnu politiku menadžmenta na kojima počivaju principi i kriterijumi rada controllinga, zatim razne tehnike upravljanja, definisanje i upravljanje kreditnim limitima, povratnu vezu sa prodajom po pitanju davanja informacija o plaćanju, upozoravanja na kritične događaje, provere bonitetnih informacija, blokada i dr. Formira ceo sistem koji ima za cilj da potraživanja – primarno dug van valute bude kontrolisan i da se njima maksimalno upravlja, da prilivi budu redovni i predvidi, rizik minimalan, bez ugrožavanja ciljeva prodaje tj. u partnerstvu i zajedničkoj odgovornosti sa prodajom i menadžmentom, što često predstavlja hodanje po tankoj žici.

Informaciona osnova i izveštavanje

Jedna od značajnijih uloga controllera u upravljanju potraživanjima jeste prijem, obrada, i pružanje informacija bitnih za upravljanje potraživanjima. Podaci i informacije su mnogobrojni, sa različitih izvora, mnogi kvantitativni ali i kvalitativni. Controller kreditnog rizika treba brzo, tačno i sveobuhvatno da sagleda podatke i saopšti kvalitetnu informaciju, donese ili predloži odluku. Na slici su prikazani tokovi informacija sa svim interesnim grupama.

SAP ERP nam obezbeđuje sve primarne podatke a kreiranje korisničkih izveštaja omogućava da se podaci sistematizuju po određenim kategorijama (tržištima, grupama kupaca, komercijalistima…), i kao takvi dalje upotrebljavaju. SAP ERP ima ulogu da u obliku baze eksportuje sve podatke o potraživanjima koju kasnije obrađujemo u Excelu zbog dodavanja soft informacija. SAP pruža informacije o stanju duga na dan, kašnjenju po vremenskim intervalima, dospećima u narednom periodu, ukupnim iznosima prometa i priliva i sl.

Adekvatno podešavanje vremenskih intervala kašnjenja u skladu sa kompanijskom politikom naplate, svakako je bitno kako bi se saglasno terminu kašnjenja preduzele adekvatne akcije. Naši intervali kašnjenja u svim izveštajima su 5-15-30-60 dana kašnjenja, tako da se pregledom izveštaja istovremeno može sagledati slika stanja i, u zavisnosti od situacije, preduzeti akcije ukoliko je potraživanje tek dospelo ili je u većem kašnjenju.

Pored intervala kašnjenja, bitna informacija za upravljanje potraživanjima jeste iznos dospeća u narednom periodu kako bi se proaktivno delovalo i perspektiva upravljanja pomerila na budućnost. U tekućim nedeljnim izveštajima daje se informacija o ukupnim dospećima za narednu nedelju tako da su poznati svi podaci o trenutnom stanju duga, kao i to šta će još izaći iz valute u narednoj nedelji.

Pored SAP ERP-a i SAP Business Intelligence BOBJ alat je dobio svoju ulogu u upravljanju potraživanjima ravnopravno sa ostalim oblastima. Kreirana je posebna OLAP kocka koja podatke dobija iz svih kartica svih kupaca, tako da su objedinjeni svi podaci o prometima, uplatama, valutama, stanjima u valuti, van valute, kako za kreiranje KPI izveštaja tako i za ad hoc upite u vezi istorije plaćanja kupaca i stanja potraživanja. Pored toga, u kocki su kreirane i dodatne vrednosti –mere koje nisu postojale u ERP-u a najznačajnije među njima su pokazatelji prosečnih vrednosti valute i dana do naplate koje su obračunate ponderisanjem vrednosti fakture (udeo u ukupnoj vrednosti faktura) tako da se na nivou kupca, tržišta dobija realna vrednost trajanja do naplate.

Kada se navedeni pokazatelj obračuna na nivou godine, i primeni na kupca, grupu kupaca ili tržište, on značajno govori o uspešnosti naplate. Na narednoj slici je dat primer izveštaja iz OLAP kocke na nivou kupca o prosečnim vrednostima valute, kašnjenja i dr. koji daju kompletnu sliku njegove istorije plaćanja kroz godine, u ovom primeru kupca koji je unapredio svoje plaćanje, i sa prosečeno 34 dana kašnjenja sveo na 1,8 dan tj. plaćanje u valuti, što se vidi i na prosečnoj vrednosti stanja van valute, uz istovremeno povećanje prometa

.

U OLAP kocki dani dospeća kupaca su prevedeni u mere za duži vremenski interval – mesec, tako da uz BI alat kreiranja izveštaja o stanju duga i dospećima u narednih mesec dana po nedeljama i njihovo automatsko izvršavanje i elektronsku dostavu direktno kupcu u predefinisano vreme, omogućava stalnu komunikaciju i dostavu potrebnih informacija kako bi planirali svoje obaveze u narednih mesec dana.

Pored podataka iz ERP-a, upravljanje potraživanja nije moguće bez soft informacija iz prodaje o obećanjima o plaćanju kupaca i zaključaka sa sastanaka o preduzetim akcijama. Sve navedene informacije predstavljaju kvalitetnu bazu za brzo sagledavanje slike kupca (trenutno stanje duga, da li je u velikom kašnjenju ili ne, da li je u prethodnom periodu plaćao, koliko prosečno plaća po nedeljama, šta je obećao, šta je ispunio, koje su mu navike prethodnih godina).

Izlazne informacije – izveštaji, predlozi odluka ka prodaji i menadžmentu i sl. rezultat su ulaznih informacija, trenutne situacije – zahteva i obrade – mišljenja controllinga. Izveštaji sadrže dovoljno jasne informacije o globalnom stanju potraživanja i uspešnosti naplate, i svakako su kontrolna tabla – kako za menadžment tako i za controlling.

Tekst je preuzet iz Controlling magazina #14. Ceo magazin možete pročitati na ovom linku.

Još zanimljivih tekstova možete pročitati na ovom linku.