KAKO NAPRAVITI ADEKVATAN PORTFOLIO IZVEŠTAJ? JELENA LEČIĆ MIRČETIĆ, PMP, CSM, HEAD OF TECHNICAL SUPPORT AND CONTROLLING DEPARTMENT, STRABAG

KAKO NAPRAVITI ADEKVATAN PORTFOLIO IZVEŠTAJ? JELENA LEČIĆ MIRČETIĆ, PMP, CSM, HEAD OF TECHNICAL SUPPORT AND CONTROLLING DEPARTMENT, STRABAG

Strabag-Jelena-Lečić-Mirčetić_2

Strabag (Jelena Lečić Mirčetić)_2

s

“There is nothing quite so useless, as doing with great efficiency, something that should not be done at all.”

Peter F. Drucker

Pravljenje poslovnih izveštaja kao osnove za donošenje odluka u projektno zasnovanim organizacijama, predstavlja izazov sam po sebi. Projekti se realizuju na različitim teritorijama. Po obimu posla, dužini trajanja i budžetskim vrednostima su širokog dijapazona. Uključuju internacionalne timove i različita jezička područja, različite valute i zakonske regulative. Stoga, traženje pravog seta relevantnih informacija i odgovarajućeg indikatora performansi može izgledati kao traženje igle u plastu sena. Samo izdvajanje relevantnih informacija predstavlja ozbiljan organizacioni izazov.

Da bismo utvrdili šta zaista čini kvalitetan portfolio menadžment izveštaj pođimo od same formulacije portfolija. Portfolio je skup projekata (privremenih nastojanja da se kreira jedinstven proizvod, usluga ili rezultat) ili programa (grupa relevantnih projekata kojima se koordinira da bi se postigla korist i kontrola koja nije moguća u pojedinačnom upravljanju) i ostalog posla, grupisanog kako bi se olakšalo efikasno upravljanje u cilju dostizanja strateških ciljeva. Komponente portfolija moguće je kvantifikovati – izmeriti, rangirati i dodeliti im prioritet.

Cilj portfolio izveštaja je da se uvedu, izaberu i kontrolišu pravi projekti kojima će se dostići poslovni ciljevi uz maksimalnu dodatnu vrednost. Ovaj proces se najčešće ostvaruje kroz tri faze:

  1. Planiranje, selekcija i priprema projekata koji će se realizovati,
  2. Realizacija, praćenje i kontrola projekta u fazi izvršenja,
  3. Zatvaranje, arhiviranje i pravljenje baze znanja naučenih lekcija.

y

1. Planiranje, selekcija i priprema projekata koji će se realizovati

f

U prvoj fazi projekta, portfolio menadžment izveštaj omogućava kompaniji da predvidi ishod i planira projekte koji će joj doneti najbolje rezultate, uz sledeća pitanja:

  •  Da li imam resurse/budžet za projekat?
  •  Da li postoji sličan projekat u mom portfoliju koji mogu da koristim kao model?
  •  Koji trenutni projekti mogu predstavljati prepreku u realizaciji novih?
  •  Da li su očekivanja zainteresovanih strana (stejkholdera) realna?
  •  Gde možemo da napravimo kompromis?
  •  Da li ovaj projekat doprinosi sveobuhvatnom ostvarivanju ciljeva kompanije?

Project portfolio izveštaj omogućava kompanijama da razlože svaki detalj posmatranog projekta – budžet, resurse, zadatke, vremenska ograničenja i ciljeve. Koristeći analizu predloženih projekata, poređenjem sa trenutnim projektima, kompanija može odrediti na koje rizike, kako pozitivne tako i negativne, treba da posebno obrati pažnju. Naravno, dostupnost relevantnim informacijama dovoljnog nivoa detaljnosti je temelj svake analize.

Izveštaj treba da bude jasan, jednostavan i transparentan i samo tako može pomoći brzom, jednostavnom i efikasnom odlučivanju.

 f
2. Realizacija, praćenje i kontrola projekta u fazi izvršenja

 f

Tokom realizacije projekta, koristeći ključne indikatore koji ilustruju troškove nasuprot prihodima, organizacija može da odredi koji projekti dobro napreduju. Osnovu za kvalitetno izveštavanje tokom realizacije projekata daju odgovori na ključna pitanja:

  •  Koje ciljeve želite da postignete nakon realizacije portfolija projekata?
  •  Koji indikatori performansi će to kvantifikovati?
  •  Koji nivo detaljnosti informacija je relevantan za odgovarajući nivo odlučivanja?
  •  Da li su informacije tačne, pouzdane i pravovremene?
  •  Da li je moguća adekvatna prezentacija zaključaka (kroz dashboard ili sl.)?

Da bi se definisao proces izveštavanja tokom realizacije projekata mora se poći od krajnjeg korisnika, odnosno menadžmenta i strateških ciljeva organizacije.

To će pomoći da se osiguramo od upadanja u zamku potpune nekorisnosti navedene u citatu Petera Druckera na početku ovog teksta, da efikasno radimo ono što nije trebalo raditi uopšte. Podrazumeva se, naravno, da pritom imamo kvalitetan, kvalifikovan i dobro obučen menadžment koji jasno zna šta hoće i adekvatne indikatore performansi čije će praćenje usmeriti ka ostvarenju zadatih korporativnih ciljeva.

Postoji širok spektar softverskih alata koji može pomoći u kreiranju i oblikovanju portfolio izveštaja. Počev od jednostavnih, do veoma komplikovanih modela u Excelu, preko kompleksnih softverskih rešenja kao što je EPPM (Enterprise Project Portfolio Management). Sve su to alati koji utiču na poboljšanje procesa odlučivanja. Oni pružaju kompletnu sliku, pravovremenu vidljivost svih relevantnih informacija, tako što omogućavaju jednostavno i transparentno odlučivanje. To je sve neophodno za upravljanje promenama na portfoliju projekata na vreme, u sklopu budžeta i sa integrisanom kontrolom kvaliteta i projektovanja.

d

3. Zatvaranje, arhiviranje i pravljenje baze znanja naučenih lekcija

d

Održavanje i dalji razvoj projektnog know-how-a je jedan od važnijih zadataka ozbiljne projektne organizacije. Osnovni faktori aktivne, dobro organizovane baze znanja su:

  •  balans između „davanja“ i „uzimanja“,
  •  vrednovanje onih koji dostavljaju informacije,
  •  isticanje važnosti baze znanja,
  •  naglašavanje mogućih opasnosti od potencijalnog gubitka informacija.
  • Većina današnjih sistema izveštavanja usmerena je na kontrolu. Prema mom uverenju, ključ kvalitetnog portfolio menadžment izveštavanja je u sledećem:
  •  fokus bi morao da se stavi na krajnji rezultat,
  •  trebalo bi voditi računa da se ne pretera sa informacijama, da njihova količina bude adekvatna za donošenje prave odluke (manje je više),
  • valjalo bi da se sačuva organizaciona klima zasnovana na poverenju i transparentnoj „kulturi greške“,
  •  timski rad.

Ovo je bilo moje iskustvo sa portfolio izveštajem čiji je cilj, kao i svakog izveštaja, da pomogne u donošenju pravih odluka.  

Autor

Jelena  Lečić Mirčetić


Napiši komentar

Newsletter pretplata

Autori Tagovi
  • Aleksandar Duković (4)
  • Aleksandar Nedeljković (1)
  • Aleksandar Nešić (1)
  • Aleksandar Pejčić (1)
  • Aleksandar Predić (2)
  • Aleksandar Teofilović (3)
  • Aleksandra Dutina (2)
  • Aleksandra Janković (1)
  • Aleksandra Paunić (1)
  • Aleksandra Đorđević (2)
  • Almir A. Budalica (19)
  • Ana Petonjić (1)
  • Ana Petrović (1)
  • Andreas Graf (1)
  • Andrej Beslać (1)
  • Andrej Kuku (1)
  • Andrija Pavlović (2)
  • Anja Atanasijević (1)
  • Anja Dadasović (1)
  • Biljana Dimitrijević (1)
  • Biljana Dukovic (1)
  • Biljana Masić (6)
  • Bjarte Bogsnes (1)
  • Bogdan Kravić (1)
  • Bojan Grahovac (1)
  • Bojan Pavlović (1)
  • Bojan Radoš (2)
  • Bojan Radun (1)
  • Bojan Šćepanović (343)
  • Bojana Pejčić (26)
  • Bojana Radović (1)
  • Bojana Vesić Anić (1)
  • Bojana Vesić Antić (1)
  • Branislav Lončar (3)
  • Branislav Vujović (1)
  • Branislav Zobenica (1)
  • Cmilja Tucaković (1)
  • Dalibor Pajić (1)
  • Daniela Laketic (31)
  • Danijela Medić (1)
  • Danijela Popović (1)
  • Danijela Resimić (1)
  • Danijela Tuco (1)
  • Darko Bjelić (2)
  • Darko Samardžija (1)
  • Darko Vlajkovic (27)
  • David Momčilović (1)
  • Davor Sakač (1)
  • Dejan Marković (1)
  • Dejan Đorđević (1)
  • Dejana Manić Kavgić (2)
  • Denis Trbović (3)
  • Desa Ćuk (1)
  • Dimitrije Stojanović (1)
  • Vojislav Marjanović (3)
  • Dragan Radosavljević (2)
  • Dragan Ranisavljević (1)
  • Dragan Vještica (3)
  • Dragana Gondžo (1)
  • Dragana Guzina (1)
  • Dragana Lukić (1)
  • Dragana Nerandžić (1)
  • Dragana Ovčarov (1)
  • Dragana Stojanović (2)
  • Dragana Đorđević (1)
  • Draško Marković (1)
  • Dražan Planinić (1)
  • Dušan Krejaković (1)
  • Excel genije! (151)
  • Fabrizio Renzi (1)
  • Goran Petrović (1)
  • Goran Popović (4)
  • Goran Slijepčević (1)
  • Goran Vasić (1)
  • Goran Vujasinović (1)
  • Gorana Golubovic Vuksanovic (1)
  • Goranka Radojčić (2)
  • Gordana Jankov (1)
  • Gostujuci autor (514)
  • Ilija Vujović (1)
  • Irina Zdravković (2)
  • Istok Pavlović (1)
  • Ivan Anđelković (1)
  • Ivan Bešker (1)
  • Ivan Ćirković (1)
  • Ivan Dačković (1)
  • Ivan Kostadinović (1)
  • Ivan Veselinović (3)
  • Ivan Đurić (1)
  • Ivana Dagović (1)
  • Ivana Jevtić (1)
  • Ivana Milić (1)
  • Ivana Popović (1)
  • Ivana Savović (1)
  • Ivana Višnjić (3)
  • Ivana Vlahović (1)
  • Jasenka Stekić (1)
  • Jelena Jovanović (1)
  • Jelena Lečić Mirčetić (1)
  • Jelena Radovanac (1)
  • Jelena Ristić (1)
  • Jelena Stojmenović (1)
  • Jelena Vučković (1)
  • Jovan Gligorijević (1)
  • Jovan Krstić (1)
  • Jovana Kondić (2)
  • Jovana Stanojčić (1)
  • Jovo Stokić (2)
  • Katarina Ćevriz (2)
  • Kristina Bojović (1)
  • Ksenija Karić (1)
  • Lazar Džamić (1)
  • Leo Pandžić (2)
  • Lidija Latinović (1)
  • Ljubomir Skupek (1)
  • Lucija Vesić (1)
  • Maja Mrkalj (1)
  • Maja Nikčević Rmandić (1)
  • Maja Petrović (1)
  • Maja Šobot (1)
  • Maja Verlašević (1)
  • Maja Zikic (1)
  • Mari Glavonjić (2)
  • Marija Đurović (1)
  • Marija Kostić (1)
  • Marija Rokvić (1)
  • Marija Švigir (32)
  • Marija Tatarević (3)
  • Marijana Krička (1)
  • Marina Mitić Jekić (1)
  • Mariora Andraš Tomić (1)
  • Marko Agatonović (2)
  • Marko Bekić (1)
  • Marko Devrnja (1)
  • Matjaž Fajfar (2)
  • Milan Listeš (2)
  • Milan Maglov (1)
  • Milan Manić (1)
  • Milan Marković (1)
  • Milan Milenković (1)
  • Milan Radivojevic (1)
  • Milan Simić (1)
  • Milan Zaletel (1)
  • Milan Đorđević (1)
  • Mile Mitrović (47)
  • Milena Janjić (3)
  • Milena Nikolov (1)
  • Milena Radosavljević Đorić (1)
  • Milena Rajić (1)
  • Milenko Dželetović (1)
  • Milica Altgelt (1)
  • Milica Ivic (1)
  • Milica Đorđević (1)
  • Miloš Cvetković (7)
  • Miloš Jauković (1)
  • Miloš Jeličić (2)
  • Miloš Nedeljković (1)
  • Miloš Pucarević (1)
  • Miloš Puzić (1)
  • Miloš Simić (1)
  • Miloš Vasić (1)
  • Miloš Zeković (1)
  • Miona Živkov-Ivanišević (4)
  • Mirjana Pašalić (2)
  • Jelena Jovanović (5)
  • Mladen Ranković (1)
  • Natalija Jegdić (1)
  • Natalija Mihajlović (1)
  • Natalija Pešić (2)
  • Natalija Popovic (1)
  • Nataša Kuzmanovski (1)
  • Nataša Stamenković (2)
  • Nataša Žikić Buha (1)
  • Nebojša Vlatković (1)
  • Neda Čičarević Tepić (1)
  • Neda Jovanović (1)
  • Nemanja Knežević (1)
  • Nemanja Nikolić (3)
  • Nenad Dlačić (1)
  • Nenad Kovačević (1)
  • Nenad Radunović (1)
  • Nenad Trajkovski (1)
  • Nevena Radovanović (1)
  • Nevena Vračar (1)
  • Nikola Avram (1)
  • Nikola Cvijanović (1)
  • Nikola Petreski (1)
  • Nikola Stokić (2)
  • Nikola Turkan (1)
  • Nikša Vušurović (1)
  • Olga Mirković (1)
  • Olivera Dostanić (1)
  • Olivera Krneta (1)
  • Olivera Nikodijević (1)
  • Petar Ćurčić (1)
  • Petar Popović (1)
  • Petar Živković (3)
  • Predrag Krasojevic (7)
  • Predrag Kudra (1)
  • Predrag Micić (1)
  • Predrag Petrović (5)
  • Rade Hajder (1)
  • Rade Radanović (2)
  • Rade Stojisavljević (1)
  • Radomir Petronijević (1)
  • Rajko Vasojević (1)
  • Roland Seeliger (1)
  • Sandra Rapo (1)
  • Sanja Jevđenijević (1)
  • Sanja Mrđanov (2)
  • Saša Stamenković (1)
  • Silvia Tomić (1)
  • Slavica Vučetić (1)
  • Slavica Vujičić (1)
  • Slaviša Lečić (2)
  • Slavko Vujnovic (7)
  • Slobodan Anić (2)
  • Slobodan Radoičić (1)
  • Slobodan Roksandić (1)
  • Slobodan Žepinić (1)
  • Snežana Glavonjić (1)
  • Snežana Trajkovski (1)
  • Snježana Pivaš (1)
  • Sonja Nenić Andreev (1)
  • Srdjan Grbić (1)
  • Srđan Grubić (1)
  • Srđan Pavlović (1)
  • Stefanija Georgieva (8)
  • Stevan Ćomić (1)
  • Svetlana Mirković Borčić (1)
  • Svetlana Pajić (1)
  • Svetlana Žikić (2)
  • Tamara Dragašević (1)
  • Tamara Lazić (3)
  • Tamara Matović (2)
  • Tatjana Bolpačić (22)
  • Tatjana Jovanović (1)
  • Tatjana Lukić (2)
  • Tijana Anđelić (1)
  • Tijana Drljević (1)
  • Tijana Rauš (1)
  • Tomislav Mimica (1)
  • Tomo Djekovic (1)
  • Vedran Babik (1)
  • Vedrana Božić (2)
  • Vedrana Vukša (1)
  • Velibor Ilić (1)
  • Veljko Stanojković (1)
  • Veljko Žarić (1)
  • Veroljub Zmijanac (1)
  • Vesna Stojanvić (1)
  • Violeta Kovačević (1)
  • Vladan Buha (1)
  • Vladan Matović (1)
  • Vladimir Petković (2)
  • Vladimir Popović (1)
  • Vladimir Stojković (1)
  • Yeghishe Avagyan (1)
  • Žaklina Teofilović (2)
  • Žarko Milovanović (1)
  • Žarko Savić (1)
  • Željko Ćulibrk (1)
  • Željko Vidojević (1)
  • Živka Mutlak (1)
  • Živorad Radovanović (1)
  • Zoran Blagojević (1)
  • Zoran Daljević (1)
  • Zorica Dinić (1)
  • Zorica Popović (1)
  • Đorđe Koprivica (2)
  • Đorđe Milinković (1)
  • Đorđe Živanović (1)
  • Najnoviji Broj Controlling Magazina

    Controlling magazin #12

    Tema:
    "SUPPLY CHAIN"

    Autori:
    Preko 60 autora: Actavis, Elektromreža Srbije, BASF, Uniqa osiguranje...

    Preuzmi elektronsko izdanje