Kako izgledaju izveštaji za menadžment u farmaceutskoj industriji?

Imali smo priliku da radimo sa Sales & Marketing timom u Hemofarmu na unapređenju njihovih izveštaja za menadžment. Cilj projekta je bio da učinimo da njihovi izveštaji budu transparentni, pregledni i da se automatizuju tako da se ne gubi puno vremena na njihovom pravljenju. Rezultat su bili izveštaji koji je Top menadžment mogao lako da analizira i da na osnovu njih brzo i tačno donese odluke.

A kako je sve počelo? U leto 2014. godine kontaktirao nas je Marko Devrnja, direktor tima za podršku prodaji i marketingu u Hemofarmu. Izrazio je želju da mu pomognemo oko izveštaja i procesa izveštavanja. Njegov tim je pravio izveštaje kako na mesečnom tako i na kvartalnom nivou. Oba izveštaja su išla njihovom direktoru Sales & Marketinga Saši Ostojiću koji je izveštaje prezentovao na sastancima borda direktora.

Hemofarm je kod izveštaja imao 3 izazova:

• Standardizacija
• Vizuelizacija
• Automatizacija

Standardizacija

Jedan od izazova kod standardizacije je bio što su različiti ljudi u timu pravili izveštaje bez prethodnog dogovora oko osnovnih pravila:

nazivi istih ili sličnih pojmova su bili različiti,
grafikoni su bili neodgovarajući,
nisu postojale poruke na slajdovima.

Rezultat toga je bio da su se menadžeri više bavili tumačenjem tih izveštaja šta na njima piše a manje suštinom. Mi smo im pomogli da pomoću SUCCESS i IBCS (International Business Communication Standards) pravila standardizuju te izveštaje i samim tim povećaju njihov kvalitet. Njihovom standardizacijom omogućili smo menadžerima da ih čitaju kao mape i da mogu brzo donesu odgovarajuće odluke što je i glavna svrha izveštaja.

Hemofarm

Vizuelizacija

Vizuelizacija pomaže kupcu (menadžeru) da donese bolju odluku. U izveštajima se često dešava da se od ogromne količine podataka praktično izgubi suština. Mi smo to opisali kao grumen zlata koji se često ne vidi od blata. Izazov je ovde bio kako podatke prikazati na transparentan način tako da ključni podaci koji interesuju menadžera mogu odmah da se uoče. Tabele su sređene tako da budu pregledne, da imaju odgovarajuću strukturu i da ključni pokazatelji (varijanse) budu odmah i lako uočljivi menadžerima. Grafikoni koje smo koristili su praktično bili šlag na torti. Menadžeri žele da vide podatke vizuelno. Žele da negativne varijanse budu crvene a pozitivne zelene. Zašto? Zato da bi mogli što pre da uoče problematične tačke i da na njih reaguju. Grafikoni su važni da bi istakli ključne informacije koje bi inače mogle biti izgubljene u moru podataka.

Hemofarm

Automatizacija

Automatizacija pomaže analitičaru da smanji vreme izrade. Oni su ranije mnogo vremena gubili na izradi samih izveštaja pošto su svaki put morali ispočetka da ih prave. Mi smo za njih napravili šablone koje će koristiti tako da im manje vremena treba za ubacivanje podataka a da više vremena mogu da posvete njihovoj analizi i onim stvarima koje kompaniji daju dodatnu vrednost. U ovom procesu smo imali i veliku pomoć programa koji se zove ZebraBI. ZebraBI je Excel add-in koji omogućava da se svi grafikoni prave u nekoliko sekundi i da se automatski promene kada se ubace novi podaci. Andrej Lapajne je napravio program u skladu sa SUCCESS i IBCS pravilima. Ako vas zanima da ga isprobate i sami, imate besplatnu free trial verziju od 30 dana koju možete skinuti na sajtu https://zebra.bi/

Hemofarm

Rezultat je bio da su dobijeni izveštaji koji su i ljudi iz ostalih odeljenja želeli da pogledaju i da naprave identične .

Mi smo imali sreće da radimo sa marketing timom i Markom Devrnjom koji nas je na početku procesa detaljno uputio u rad farmaceutske industrije kao i Hemofarma. Njegova ekspertiza pomogla nam je da adekvatno sprovedemo ovaj projekat. Sreća je bila utoliko veća, jer su članice njegovog tima Dragana Ovčarov i Elena Pavlovski Bobičić bile izuzetno motivisane i spremne da usvoje sve promene koje smo predložili. Saradnja sa Hemofarmom je nastavljena i sa sektorom controllinga na sređivanju njihovih izveštaja.

MCB tim je zvanični ZebraBI konsultant u Srbiji. Pored toga, Bojan Šćepanović je i jedini sertifikovani Hichertov konsultant u Srbiji.