Kako Forecast javlja…, Aleksandra Janković, Controller Plant section, Jaguar and Land Rover, Leoni Wiring Systems

Planiranje i kontrola troškova – sve više je tabu tema među menadžerima. Neka od pitanja koja se javljaju su:

• Kako organizovati transport uz redukovane troškove?
• Kako proizvesti određenu količinu proizvoda sa smanjenim headcount-om?
• Kako održati proizvodni koncept sa ovim budžetiranim troškovima rezervnih delova?

Aleksandra Janković, Controller Plant Section-a Jaguar and Land Rover, Leoni Wiring Systems

Pitanja ovakvog tipa su uobičajena pojava u današnjim uslovima poslovanja. S jedne strane je menadžment tim, stavljen pred izazov “stretch” targeta sa raznih strana, a s druge strane je controller koji mora da dosegne postavljeni cilj, nalazeći kompromis tamo gde za to nema prostora. Zvuči nemoguće, ali zahteva praktično rešenje i set definisanih, jasnih aktivnosti i rokova.

Kako bismo uspešno isplanirali troškove, moramo raspolagati tačnim informacijama o budućim planovima i napraviti analizu indikatora iz prethodnih perioda. Naime, u procesu kreiranja budžeta i srednjoročnih planova, moramo napraviti osvrt kako na tendencije u budućnosti, tako i na činjenice iz prošlosti. Ovaj sklop podataka bi trebalo da nas odvede na pravi put u procesu planiranja. Kasnije, sastavni deo kontrole troškova je komparativna analiza ostvarenih troškova sa onim što je planirano budžetom. Međutim, današnje turbulencije u poslovanju nam nalažu uvođenje novih aktivnosti u radu i svakodnevno inoviranje procesa praćenja troskova i okolnosti koje na njih utiču.

Kako bismo na vreme spoznali nove šanse i potencijalne pretnje na našem putu, uspostavili smo proces kreiranja mesečnih prognoza rezultata i troškova. Oni su poznatiji u controlling sferi kao Monthly Rolling Forecast ili prilagođavanje budžetiranih ciljeva u skladu sa najnovijim informacijama iz okruženja. Mesečne prognoze se najčešće kreiraju za period od naredna tri meseca. Ali, vrlo često, naročito u uslovima jakih turbulencija i u toku start–up faze u proizvodnji, potrebno je uraditi forecasting troškova za period do kraja godine.

Ključni faktor uspeha izrade mesečnih prognoza rezultata i troškova je prikupljanje relevantnih informacija. Prvi korak je definisati izvore neophodnih informacija, tj, koje sektore i menadžere treba kontaktirati. Kako je monthly forecasting aktivnost koja iziskuje izradu dodatnih izveštaja i uloženih napora, treba motivisati naše saradnike i predočiti im benefite ovog procesa. Mesečno prognoziranje i prilagođavanje budžetiranih ciljeva predstavlja čitav niz izazova sa akcentom na uspostavljanju ovog procesa kao svakodnevne prakse i kulture u kompaniji. Kako bi jedan controller uspeo da načini balans između potrebnih izvora informacija, mora biti “kadar stići i uteći i na strašnom mestu postojati”, tj. biti na pravom mestu u pravo vreme i na pravi način sprovesti analizu i kontrolu podataka. Nakon sagledavanja svih procesa iz šire perspektive, moramo definisati ciljnu tačku koja bi mogla da pospeši, ili pak, ugrozi naš planirani rezultat. Potrebno je napraviti plan pravovremenih akcija, u saradnji sa menadžment timom i obrušiti se na potencijalnu šansu, tj. pretnju. Budžet je plan, kreiran i usvojen u tačno određenom roku, ali i proces koji moramo pratiti, analizirati i nadograđivati i u toku godine. Danas, budžet zahteva kontinuirani nadzor, identifikovanje ključnih promena i “ex ante” utvrđen sistem mera za unapređenje poslovnog rezultata. Set korektivnih akcija, načinjen nakon analize planiranih vrednosti i ostvarenih rezultata i definisanja uzroka eventualnih devijacija, čini moćno sredstvo upravljanja troškovima, ali sve više je neophodno prepoznati nastupajuće izmene unapred, predvideti njihov uticaj na ciljeve i preduprediti negativne implikacije.

Ključne karike ovog lanca su upravo menadžeri sa svojim timovima i njihova kros-funkcionalna saradnja kroz proces deljenja informacija i zajedničke inicijative ustremljene na postizanje što boljih rezultata. Naime, forecast je sklop najaktuelnijih informacija i igra ulogu obaveštajnog agenta sa zadatkom da navigira menadžere u procesu donošenja poslovnih odluka i upravljanja troškovima iz njihovog reona odgovornosti.

Forecast kao vid ažuriranih budžetiranih troškova treba da signalizira menadžerima koji set akcija treba preduzeti sa ciljem redukovanja troškova. Inicijative menadžera treba implementirati kroz definisanje projekata, uz uzajamnu sektorsku saradnju, a rezultat treba da bude uspostavljanja inovacija u tangiranim procesima. To će, u krajnjem ishodu, dovesti do postizanja boljih rezultata.

“Aktivnosti troše resurse” – krilatica metoda obračuna troškova po aktivnostima, upozorava nas da je neophodno identifikovati aktivnosti koje dodaju vrednost proizvodu, a one koje to ne čine – eliminisati. Jedan od načina da uspešno sprovedemo istragu aktivnosti i smanjimo troškove poslovanja je implementacija savremenih metoda iz oblasti Lean menadžmenta. Neki od stožera Lean koncepta su:

• 5S metoda
• Kaizen
• Osam tipova gubitaka
• PDCA
• 5 Whys
• SIPOC
• GEMBA
• SMART tehnika
• Value Stream Mapping itd.

Proces proizvodnje se kontinuirano unapređuje i, u skladu sa tim, neophodno je pratiti i analizirati uticaj tih promena na planirane troškove i adaptirati ih kroz mesečne prognoze rezultata. Analizu varijansi između planiranih i ostvarenih vrednosti treba obogatiti i poređenjem između prognoziranih i ostvarenih vrednosti, kako bismo procenili nivo uspešnosti mesečnih prognoza troškova i, eventualno, ih unapredili narednog meseca.

I kako forecast javlja, početkom meseca mestimično promenljivo, uz mogućnost osetnijih odstupanja sredinom meseca usled promenljivih uslova na tržištu. Očekivani intenzitet promena kretaće se brzinom i do 100 km/h. Pripremite set korektivnih akcija, ponesite vaš forecast i osmeh i uživajte u mesečnoj vožnji kroz izazovne predele vaših zadataka na putu ka uspešnom ostvarivanju ciljeva vaše kompanije.

Autor teksta je Aleksandra Janković, Controller Plant Section-a Jaguar and Land Rover, Leoni Wiring Systems.

Tekst je preuzet iz Controlling magazina 07