“Shared services i outsourcing u računovodstvu”, NATALIJA MIHAJLOVIĆ HEAD OF ACCOUNTING, REPORTING AND CONTROLLING, SIEMENS

(Shared services i outsourcing u računovodstvu)

Natalija Mihajlović, Head of Accounting, Reporting and Controlling, Siemens d.o.o.

Jedan od globalnih trendova koji definiše način poslovanja velikih multinacionalnih korporacija jeste i outsourcing, odnosno izmeštanje poslovnih procesa i davanje trećem licima. S obzirom na to da korporacije karakterišu kompleksni poslovni procesi, razgranata organizaciona struktura, striktna i jasno definisana pravila svakog segmenta poslovanja i visoki zahtevi u oblasti izveštavanja i pripreme konsolidovanog bilansa, evidentiranje poslovnih promena (računovodstvo) se uglavnom ne poverava nekom nezavisnom trećem licu. Najčešći primeri su da korporacije osnuju globalno jedan ili nekoliko centara specijalizovanih samo za evidentiranje računovodstvenih transakcija, koji ove vrste aktivnosti obavljaju za sve povezane kompanije u okviru jedne grupacije.

Siemens d.o.o. Beograd je 2015. godine započeo sa procesom reorganizacije i od 1.maja 2015. poverio je evidentiranje poslovnih promena shared service centrima u Ostravi i Pragu (Češka). Iako nam je koncept outsoursinga u teoriji svima dobro pozant, u praksi je malo komplikovanije. Primena ovog koncepta je u suštini mnogo više od samog dislociranja određenih operativnih aktivnosti u shared service centar i reorganizacije lokalnog odeljenja računovodstva. To je proces koji utiče na sve organizacione jedinice kompanije. Tradicionalno je računovodstveno znanje uglavnom bilo koncentrisano u okviru odeljenja računovodstva i controllinga, sa ciljem da prati, kontroliše i usmerava poslovanje svih operativnih odeljenja kompanije u okviru računovodstvenih normi i standarda. Uvođenjem shared service centara ovaj tradicionalni pristup poslovanju nestaje. Koncept rada shared service centra baziran je na dobijanju jasnih instrukcija od samih nosioca/inicijatora poslovnih promena, koji su ujedno i odgovorni za ispravnost instrukcija, a shared service centar u obavezi je da procesuira dobijene zahteve. Preduslov za implementaciju ove vrste outsourcinga, kao što je opisan u našem slučaju, jeste decentralizacija računovodstvenog znanja i poznavanja računovodsvenih standarda. Decentralizacija podrazumeva da ovim znanjima i veštinama treba da raspolaže svaki pojedinac u svim organizacionim jedinicama koji u svom domenu rada utiče na nastanak i realizaciju neke poslovne promene i koji dostavlja jasne instrukcije shared service centru. S tim u vezi, primenom koncepta outsoursinga stvara se nova preraspodela odgovornosti i promena organizacije svih finansijskih procesa unutar kompanije.

Koncept poslovanja baziran na outsoursingu je veliki izazov za sve učesnike u procesu, kako za shared service centar (Češka), tako i za lokalnu kompaniju (Srbija). Izazovi pred shared service centrom su: (Siemens u Češkoj)
• upoznavanje sa lokalnim zahtevima svake zemlje
• poznavanje jezika i pisma (kako da neko iz Češke knjiži na ćirilici?)
• obezbeđenje obrazovanog kadra sa iskustvom
• izolovano ponavljanje istih aktivnosti bez razumevanja operativnog poslovanja (negativno utiče na motivaciju zaposlenih i povećava mogućnost čak i banalnih grešaka)
• velika fluktuacija zaposlenih
• optimizacija troškova, optimizacija produktivnosti

Izazovi za lokalnu kompaniju su: (Siemens u Srbiji)
• veoma emotivan i stresan projekat za sve učesnike u ovom procesu (posebno za odeljenje računovodstva i controllinga)
• veća odgovornost operativnih divizija za kvalitet finansijskih izveštaja
• obezbeđivanje sistemske kontrole, kako inputa od strane divizija tako i outputa od strane shared service centra
• obezbeđivanje jasnih kanala komunikacije (ko-kome-kad-šta)
• motivacija zaposlenih u lokalnom računovodstvu i controllingu
• obezbeđivanje prenosa znanja na operativne divizije u kratkom vremenskom periodu
• rad u virtuelnim timovima i mnogo učesnika u komunikaciji na dnevnom nivou
• veći utrošak vremena na pripremu i prosleđivanje dokumentacije
• stroga standardizacija procesa i formi, smanjenje fleksibilnosti u hitnosti obrade zahteva

Ipak, najveći izazov za lokalnu kompaniju jeste potpuna odgovornost za vođenje poslovnih knjiga i kvalitet finansijskih izveštaja. Iako na prvi pogled izgleda da je vođenje poslovnih knjiga povereno nekom drugom, u suštini odgovornost ne može da bude delegirana. Lokalni tim računovodstva i controllinga neophodan je i nakon implementacije outsoursinga. Njegova suštinska uloga da obezbedi i kontroliše finansijske procese ostaje ista. Zato je izuzetno važno da lokalni tim razume da se važnost i odgovornost njihovog rada nije promenila. Umesto učestvovanja u operativnim aktivnostima na dnevnom nivou, sada su u fokusu procesi, kontrole i savetodavna pomoć operativnim divizijama.

Autor teksta je Natalija Mihajlović, Head of Accounting, Reporting and Controlling, Siemens d.o.o.