Digitalni potpis u Excelu

a

Digitalni potpis je način za proveru autentičnosti digitalne poruke ili dokumenta. Valjan digitalni potpis je dokaz da je poruku ili dokument kreirao poznati autor, kao i da je ona stigla do primaoca u neizmenjenom obliku. U tekstu koji sledi najpre će biti reči o digitalnom sertifikatu, a zatim kako se u Excel ubacuje potpis korisnika, pridružuje mu se digitalni sertifikat i generiše digitalni potpis dokumenta.

Kako nastaje digitalni potpis? Na osnovu podataka o autoru i šifre specijalan algoritam kreira datoteku koja čuva ključ enkripcije, što predstavlja digitalni sertifikat. Ovakav sertifikat čuva se u datoteci sa ekstenzijom PFX. Pokretanjem datoteke automatski započinje proces uvoza od strane operativnog sistema i smeštanja istog u repozitorijum digitalnih sertifikata. Digitalne sertifikate korisnik može da kreira samostalno, uz pomoć programa kao što je Adobe Acrobat Reader, a može i da ih dobije od ovlašćenog sertifikacionog tela. Ovaj drugi način je neophodan preduslov za njihovu poslovnu upotrebu, s obzirom da se na taj način garantuje identitet pošiljaoca.

Da bi smo kreirali digitalni potpis potrebno je da najpre otvorimo novu datoteku, unesemo u nju neke podatke i snimimo je. Zatim, datoteci možemo da dodelimo potpis. Potpis nije neophodan preduslov za kreiranje digitalnog potpisa, ali često oni koji šalju ili primaju dokukumente vole da ga vide kao dokaz o autentičnosti. Možemo da ga kreiramo tako što ćemo na Insert traci alata otvoriti meni Signature Line, a zatim izabrati opciju Microsoft Office Signature Line. Otvoriće se dijalog prozor u koji možemo da unesemo ime, funkciju i e-mail adresu potpisnika. Opciono mogu da se dodaju i instrukcije potpisniku. Dijalog prozor nudi još dva izborna polja. Prvo omogućava prikaz datuma potpisa, a drugo da potpisnik doda komentare na potpis. Nakon potvrđivanja željenih opcija biće generisana slika koju možemo da iskoristimo kao mesto za potpis dokumenta.

Desnim klikom iznad mesta za potpis otvara se kontekstni meni u kome možemo da odaberemo opciju Sign. Ova opcija služi za digitalno potpisivanje dokumenta. Digitalno potpisivanje je proces u okviru koga se uzima digitalni sertifikat i pridodaje dokumentu. Tako „potpisan“ dokument više ne sme da se menja, jer se time narušava digitalni potpis. Na ovaj način se obezbeđuje autentičnost dokumenta, jer ako je digitalni potpis nepromenjen to je dokaz da dokument niko nije menjao. Nakon što smo kliknuli na Sign otvara se dijalog prozor u kome najpre biramo da li ćemo da unesemo ime ovlašćenog lica ili ćemo da dodamo sliku koja predstavlja faksimil njegovog potpisa (u ovom primeru dodajemo sliku).

Klikom na Details otvara se dijalog prozor u kome možemo da unesemo neke dodatne podatke o potpisniku. Klikom na Change možemo da odaberemo koji ćemo digitalni potpis da koristimo. U našem primeru instaliran je samo jedan digitalni potpis sa nazivom John Doe (PFX datoteka sa sertifikatom koju smo uvezli u sistem). Klikom na dugme Sign vrši se digitalno potpisivanje dokumenta. Istovremeno, Excel označava dokument kao finalnu verziju i daje preporuku da dokument nije preporučljivo menjati. Dokaz da dokument ima digitalni potpis je izmenjena slika mesta za potpis, kao i posebna ikonica koja se pojavljuje u statusnoj liniji.

U Excel dokument je moguće dodati digitalni potpis i bez dodavanja linije potpisa. To radimo tako što klikom na File karticu ulazimo u Background View, pa u Info grupi opcija otvaramo meni Protect Workbook i biramo opciju Add Digital Signature.

Otvoriće se dijalog prozor, gde je najpre potrebno u padajućoj listi odabrati Commitment Type (tip obavezivanja). On može biti None (nikakvo obavezivanje), Created and approved this document (kreirao i odobrio dokument), Approved this document (odobrio ovaj dokument) ili Created this document (kreirao ovaj dokument). Zatim, klikom na Details, možemo dopuniti potpis dodatnim informacijama o potpisniku ili klikom na Change odabrati drugi digitalni sertifikat (ako postoji instalirano više digitalnih sertifikata). Klikom na dugme Sign vrši se digitalno potpisivanje dokumenta, a istovremeno Excel označava dokument kao finalnu verziju.

Ukoliko poželimo da menjamo dokument sa digitalnim potpisom, on prestaje da važi. Takođe, digitalni potpis možemo i ručno da uklonimo iz dokumenta. Kada završimo sve izmene i odlučimo da ponovo dodamo digitalni potpis opisanu proceduru dodele digitalnog potpisa treba ponoviti.