“Sedam zlatnih SUCCESS pravila”, intervju Rolf Hichert, Managing Partner, HICHERT+FAISST GmbH

Iako izveštaji čine svakodnevnicu u kompanijama, ova tema je i dalje vrlo zanimljiva i ima mnogo prostora za unapređenje. Bez obzira da li se radi o velikim ili malim kompanijama, uspešnim ili neuspešnim, izveštaji zadaju mnogo izazova, a odluke na osnovu njih moraju da se donesu. Zato smo rešili da odgovore na pitanja o izveštavanju zatražimo od Rolfa Hicherta, čoveka koji je napravio revoluciju u izveštavanju stvorivši čuvena SUCCESS pravila.

Rolf Hichert

Zašto su izveštaji važni i zanimljivi?
U principu, svi mi volimo da pročitamo izveštaje koji nam pomažu da odgovorimo na pitanja koja nas zanimaju: istraživanja tržišta govore nam o našim konkurentima, projektni izveštaji govore nam o statusu određenih projekata, izveštaji za menadžment, nadamo se, daju nam potpunu sliku kompanije za koju smo zainteresovani, a godišnji izveštaji (annual report) daju nam pregled situacije u kompaniji o kojoj želimo nešto da znamo. Ima mnogo različitih vrsta poslovnih izveštaja. Oni pristižu jednom godišnje, mesečno ili dnevno, a mogu se podnositi i na zahtev, odnosno ad hoc. Važni su nam i zanimljivi ako se oslanjamo na njihov sadržaj. Recimo to u jednoj rečenici: Volimo bilo kakve vrste izveštaja ukoliko nam pomažu da bolje razumemo svet.

Kako izgleda dobar izveštaj i koji elementi ga čine?
Dobar sadržaj čini dobar izveštaj. Čitaoci izveštaja razumeju taj dragoceni sadržaj lakše i brže ukoliko sledimo neka opšta pravila za prenošenje istog. Dobar izveštaj ima nekoliko karakteristika:
• započinje jasnim rezimeom,
• ima jasnu strukturu,
• koristi precizan i razumljiv jezik i
• po potrebi vizuelizuje složen sadržaj.

Koje su najčešće greške u izveštajima?
Mislim da su najčešće slabosti izveštaja za menadžment to što nedostaju tumačenja, mišljenja, objašnjenja i preporuke pisaca izveštaja. Većina praktičnih izveštaja ne zaslužuje naziv „izveštaj“, jer zapravo ne izveštava ni o čemu. Oni su puka statistika. Dobra statistika nam prikazuje impresivne grafikone i divne tabele, ali nam ostavlja prostor da sami tumačimo dostavljeni materijal. Ne mora da znači da nam direktno govore šta to znači za nas. Mi u IBCS-u pravimo jasnu razliku između izveštaja s jedne strane, i statistike s druge. Izveštaji nešto kažu, pokušavaju da prenesu neku poruku čitaocu, ali statistika ne. To je ono što hoću da kažem. Mnogo takozvanih izveštaja koje sam video u praksi su materijal koji je mogao da obezbedi i kompjuterski sistem bez interakcije s čovekom. Kad čitamo izveštaj za menadžment, mi želimo da znamo šta su naši controlleri otkrili i šta hoće da nam kažu; koje su njihove konstatacije, mišljenja i preporuke.

Zašto mnogi menadžeri ne razumeju, ili ne mogu da razumeju, sopstvene izveštaje?
Na ovo pitanje verovatno postoji samo jedan odgovor: ne postoji dobra komunikacija između pisca i čitaoca izveštaja. Verovatno menadžer nije imao vremena da dovoljno jasno objasni šta želi da vidi i pročita u izveštaju. Kad plaćam ljude koji me izveštavaju, ja hoću da osiguram da urade najbolje što mogu da me informišu kako treba. Ako nemam vremena za to, možda trenutno imam neke druge prioritete.

Zašto menadžeri često ne pročitaju izveštaje?
Niko od nas, uključujući i menadžere, ne čita izveštaje od kojih ne očekujemo da će nam pomoći u vezi sa našim pitanjima, problemima ili interesovanjima. U većini slučajeva ima više izveštaja koji čekaju da ih pročitamo, nego vremena koje imamo da potrošimo na njih. Zato moramo da pravimo selekciju. Čitamo one izveštaje, ili njihove delove, od kojih očekujemo neka saznanja. U tom kontekstu, veoma važan faktor je pouzdanost pisca izveštaja. Ako nemamo poverenja u izvor izveštaja, onda ne verujemo ni u njegov sadržaj.

Kako mogu da se izbegnu mnoge prezentacije?
Iz mog iskustva, mnoge interne poslovne prezentacije mogle bi da se izbegnu kad bi prezenteri bili u stanju da naprave dobre izveštaje. Žao mi je što to kažem, ali mislim da mnoge prezentacije ne rade ništa drugo osim što objašnjavaju loše izveštaje.

Koja je prava razlika između prezentacija i izveštaja?
Mada sadržaj lične prezentacije i pismenog izveštaja može da bude potpuno isti, razlika je u postojanju govornika. Osim toga, razliku pravi i reputacija, pouzdanost i govor tela prezentera. Pre verujemo osobi nego listu papira. Ovde govorim o pravim prezentacijama a ne o diskusijama, sastancima i slično, to je nešto drugo. Naravno, izveštaj ne može da zameni interakciju.

Koji su kriterijumi za uspešnost poslovne prezentacije?
Što se tiče govornika, rekao bih da je prezentacija uspešna ukoliko posle te prezentacije publika sledi njegove ideje ili predložene korake. Prezentaciju držim zato što hoću da uverim publiku da razmišlja ili postupa onako kako ja predlažem. Što se mene tiče, jedina svrha dobre prezentacije jeste poruka koju treba preneti. Ne postoji prezentacija koja služi samo „za informisanje publike“ – to je cilj izveštaja i statistike. Prezentacijom želimo da uverimo publiku u nešto i da izmenimo njen način razmišljanja. Što se tiče učesnika, rekao bih da je prezentacija uspešna ukoliko je učesnik naučio nešto što želi da uradi posle te prezentacije. Isto bi postigao i dobar izveštaj. Nije dovoljna samo dobra zabava.

IBCS

Šta je IBCS?
IBCS znači „Međunarodni standardi poslovne komunikacije“. To su predlozi za koncepcijsko, percepcijsko i semantičko osmišljavanje poslovnih izveštaja i prezentacija. Ti predlozi zasnivaju se na konceptu SUCCESS, koji sam objavio pre nekoliko godina. Glavni fokus IBCS su poslovne prezentacije i poslovni izveštaji, ali je u izvesnoj meri obuhvaćeno i pravilno osmišljavanje takozvanih dashboards u Business Inteligence BI aplikacijama.

Koja je misija Asocijacije za IBCS?
Asocijacija za IBCS je neprofitna organizacija koja razvija i objavljuje IBCS standarde i bavi se širokim konsultacijama i diskusijom pre objavljivanja novih verzija. To podrazumeva traženje komentara javnosti širom sveta. Sve verzije, prilozi i izmene objavljene su na veb-sajtu IBCS (www.ibcs-a.org). (Bojan Šćepanović, glavni urednik Controlling magazina, jedan je od osnivača IBCS asocijacije).

Koliko su, globalno gledano, izveštaji standardizovani?
Danas vidimo samo napore da se izveštaji za menadžment standardizuju sa aspekta korporativnog dizajna: jednoobrazan izgled u smislu kompanijskih boja, fontova… Ali, mi ne smatramo da to mnogo olakšava čitanje i razumevanje. Naš fokus nije „dobar izgled“, nego „brzo shvatanje“. I tu dolazi na svoje mesto „semantički“ stub IBCS standarda. Mi mislimo da bitne dimenzije, kao što su poslovne mere, tipične analize, scenariji i slično, treba da se vizualizuju na jednoobrazan način.

SUCCESS pravila

Kako je nastao SUCCESS koncept?
Pre sedam godina, tražio sam neki engleski akronim sa slovima za glavne aspekte mojih seminara i naš prevodilac je došao sa idejom SUCCESS koncepta. Tih sedam slova odnose se na SAY, UNIFY, CONDENSE, CHECK, EXPRESS, SIMPLIFY i STRUCTURE i znače (po logičnom redosledu njihove primene u procesu pravljenja izveštaja):
1. Prenesi poruku (SAY)
2. Organizuj sadržaj (STRUCTURE)
3. Izaberi odgovarajuću vizualizaciju (EXPRESS)
4. Izbegavaj suvišne stvari (SIMPLIFY)
5. Povećaj gustinu informacija (CONDENSE)
6. Obezbedi vizuelni integritet (CHECK)
7. Primeni standarde notacije (UNIFY)

Kolika je važnost controllera u implementaciji SUCCESS-a?
U većini slučajeva controlleri su odgovorni za poslovno izveštavanje. Zato smo u početku najviše vremena proveli u razgovoru sa controllerima. Danas su verovatno šezdeset procenata učesnika na našim seminarima controlleri, ne samo u korporativnim funkcijama već i odgovorni za controlling u prodaji, logistici ili ljudskim resursima. Takođe, za SUCCESS koncept zainteresovani su i menadžeri, konsultanti, treneri i programeri.

Koliko se zahvaljujući SUCCESS pravilima promenio način izveštavanja?

Ako kompanije pređu na SUCCESS metod izveštavanja, imaće jasno viđenje kako da izraze sadržaj koji treba da se prenese. Naravno, ne može i ne treba sve da bude standardizovano, kompanije imaju previše specifičnih pojedinosti da bi se sve uzelo u obzir. Ali, ukoliko je kompanija prihvatila ova pravila, a naročito ona iz skupa „semantičkih“ pravila (UNIFY), njeni izveštaji imaju visok stepen standardizacije u pogledu njihovih tabela i grafikona, kao i strukture i formulacija. Menadžerima je lakše da razumeju izveštaje ukoliko planirani, stvarni i prognozirani podaci uvek imaju istu notaciju.

Šta je neophodno za uspešnu implementaciju SUCCESS-a u kompanijama?
Potrebna su tri preduslova:
• kompletan koncept zapisan u priručniku za notaciju
• jasno opredeljenje najvišeg menadžmenta za taj koncept i za njegovo uvođenje u celu kompaniju
• odgovarajući softverski paketi koji podržavaju taj koncept.

Prvi preduslov više nije kritičan, jer su IBCS standardi objavljeni na www.ibcs-a.org, mada ih treba prilagoditi specifičnim potrebama kompanije. Treći preduslov je još uvek problem, ali smo već sertifikovali šest softverskih paketa koji prate naš koncept, a biće ih još. Odlučujuće za uspešan ishod još uvek je opredeljenje najvišeg menadžmenta. Ne žele baš svi menadžeri da uvedu transparentnost i lako razumljive izveštaje.

Zbog čega se i dalje ponegde nailazi na otpor u primeni SUCCESS-a?
Kao što sam i ranije rekao, ne traže se uvek jednoobrazni i lako razumljivi izveštaji i prezentacije. Ljudi žele da izraze „lični stil“, naročito kad prikazuju PowerPoint slajdove. Prema SUCCESS ideji, ljudi moraju da se koncentrišu na sadržaj, a ne na izgled. Otvoreno rečeno, u današnjem svetu komunikacije raznobojna predstava je često važnija od njene suštine. U drugim oblastima je drugačije, na primer, Mocartu i Betovenu se ne divimo zbog lepog izgleda ispisanih partitura već zbog sjajnog zvuka njihove muzike.

Kako uskladiti korporativni dizajn sa standardizacijom?
E, tu imamo problem. Ako nemamo priliku da pokrenemo SUCCESS projekat uz punu podršku najvišeg nivoa, često će u prvom planu da se pojavljuju teme korporativnog dizajna. Ali, imamo i odlična iskustva u slučajevima kada najviši menadžment pokrene projekat. Oni lako shvataju prednost informacija u odnosu na dekoraciju. Ipak, smatram da je dobar korporativni dizajn veoma važan za pravljenje uverljivog korporativnog identiteta, ali to ne znači da stubići i linije u našim grafikonima prodaje moraju da budu u bojama kompanije.

Koje pravilo je po Vama najvažnije i zbog čega?
Mislite na najvažnije SUCCESS pravilo? Za mene je to jasna poruka koju hoćemo da prenesemo u svojim izveštajima i prezentacijama (pravilo – SAY). I ovo nije samo izjava već, nadam se, i dobro objašnjenje ili, još bolje, preporuka šta da se uradi. Izveštaj treba da izvesti o nečemu. U suprotnom, kao što smo i ranije o tome govorili, predstavlja puku statistiku.

Kako napraviti dobru poruku?
Dobra poruka uvek predstavlja uverljiv odgovor na pitanje čitalaca izveštaja ili publike. Zato, ukoliko ne znamo pitanja ili interesovanja naših čitalaca ili slušalaca, biće teško da se daju dobre poruke.

Kako od pukih izjava možemo da dođemo do sveobuhvatnih objašnjenja i do smislenih preporuka?
Mislim da to zavisi od situacije. Razgovarao sam s controllerima koji svom menadžmentu moraju da obezbeđuju samo „čiste podatke“ (statistiku), eventualno dopunjene nekim objašnjenjima u fusnotama ili u redovima za komentar. „Moj šef neće da čita niti da sluša moje preporuke, nego sam samo odgovoran za davanje podataka“, rečenica je koju sam čuo više puta. To da li čitaoci ili slušaoci žele da čuju naše mišljenje ili preporuku, zavisi od našeg položaja, reputacije i pouzdanosti. Ali, moramo da imamo na umu da naše „preporuke“, u principu, nisu odluke. Mi, kao kreatori izveštaja, dajemo sugestiju šta da se pročita i šta bi bilo korisno za čitaoce izveštaja. Čitaoc izveštaja donosi odluku.

TRENDOVI

Na čemu trenutno radite?
Zajedno s mojim partnerom Jürgenom Faisstom i „unutrašnjim krugom“ IBCS zajednice želimo da na našoj godišnjoj konferenciji u junu 2015. godine konačno objavimo verziju 1.0 IBCS standarda. Do tada, pozivamo svakoga da razmotri te standarde i da da svoj doprinos na www.ibcs-a.org. Posle toga ćemo se koncentrisati na to da proširimo standarde na verziju 2.0, na primer, da pronađemo koncepte vizualizacije za različite vrste skaliranja, za mere toka i stanja… Međutim, sada je naš glavni fokus na tome da obezbedimo veće međunarodno prihvatanje standarda i to tako što ćemo sarađivati sa međunarodnim organizacijama za izveštavanje, controlling i računovodstvo, kao i sa velikim kompanijama za izradu softvera, kao što je SAP.

Autor teksta je Rolf Hichert, SUCCESS pravila

Tekst je preuzet iz Controlling magazina 03.