CONTROLLING U SLUŽBI KAFE, VERICA TEOFILOVIĆ, FINANCIAL CONTROLLER, STRAUSS ADRIATIC

„Ekonomiju često nazivaju neveselom i čistom naukom. Ja je nisam tako doživeo. Ona je za mene bila uzbudljiva, obećavajuća umetnost, nauka koja izbacuje na površinu mnoge izazove u potrazi za ljudskim blagostanjem.“

Paul Samuelson

Projektovati bilans uspeha, čak i kada sve činjenice nisu poznate, je veština. Projektovati bilans stanja, čak i kada mislimo da su sve činjenice poznate, je znanje.

Nakon trinaest godina iskustva u FMCG industriji, jedan od elementarnih ciljeva proizvodnog preduzeća definišem na sledeći način: nabaviti optimalnu količinu repro-materijala, koji će se u optimalnom procesu proizvodnje pretočiti u gotov proizvod, kako bi na tržištu našao svog kupca koji će za isti platiti optimalnu sumu novca. U našoj kompaniji pored velike strasti prema kafi, kao najomiljenijem napitku na planeti, veliku strast posvećujemo upravljanju neto obrtnim kapitalom (Working capital).

A šta je to optimalno? „Optimalno je ono što najbolje odgovara nečemu“, te da bi se, iz ugla započetog, omogućilo da nešto bude optimalno, neophodno je, osim zacrtanog godišnjeg plana, odnosno budžeta, svakodnevno preispitivanje, planiranje i praćenje. Naša praksa je da godišnji plan prilagođavamo realnosti na mesečnom nivou (Rolling forecast), dok se kroz nedeljne planove trudimo da stvari u svakom trenutku držimo pod kontrolom. Stalnim preispitivanjem trenutnog stanja, preispitujemo postavljene ciljeve, kao i načine na koje te ciljeve težimo da ostvarimo. Ovo su standardi koje nam donosi ekspertiza naše matične kompanije Strauss Coffee, jedne od pet najvećih proizvođača kafe u svetu, a koje mi na lokalnom tržištu sveobuhvatno sprovodimo već duži niz godina.

Tri su fronta delovanja i na svakom se radi simultano i to su:

• Planiranje zaliha
• Planiranje tokova gotovine
• Planiranje neto obrtnog kapitala

Planiranje zaliha

Krenuvši od ciljeva prodaje, započinjemo sa planiranjem zaliha, najpre zaliha repromaterijala, prvenstveno sirove kafe, a zatim i gotovog proizvoda. S obzirom da se radi o repro-materijalu koji je berzanska roba koja je po poreklu udaljena nekoliko hiljada kilometara od nas, bitnu stavku čini planiranje tj. optimizacija “repro-materijala na putu”. Nabavka sirove kafe vrši se na nivou matične kompanije Strauss Coffee i zahvaljujući njenoj snazi na globalnom tržištu u prilici smo da nabavimo sirovu kafu najboljeg kvaliteta. Preduzeće koje se bavi nabavkom kafe za sve kompanije u okviru Strauss Coffee, nabavku prvenstveno obavlja preko terminskih ugovora, a samo retko direktnom kupovinom iz zemlje porekla. Osim terminskih ugovora, preduzeće se bavi i hedžingom hartija od vrednosti, i sve to kako bi se umanjio rizik od promene cene sirove kafe, ali i drugi prateći rizici. Prednosti centralizovane nabavke su velike a tu su i izazovi, baš onakvi kako to navodi veliki ekonomista Pol Samjuelson. U trenutku kada se sirova kafa utovari na brod svi rizici kao i obaveza plaćanja prelaze na našu kompaniju Strauss Adriatic. Dok je repro-materijal na putu ka nama, naša sredstva su praktično zarobljena, a na nama je da optimizujemo i uskladimo da svi sektori u nabavno-proizvodnom lancu besprekorno funkcionišu. Sve prethodno navedeno utiče na to da proces planiranja, ili bolje reći stalnog monitoringa, počinje mnogo pre utovara. Na nedeljnom nivou dostavljamo potrebe za sirovom kafom za narednih šest meseci, kako bi ugovori bili fiksirani i kako bi nabavka sirove kafe tekla neometano. Međusektorskom saradnjom sektora prodaje i nabavke, uz budno oko controllinga, omogućava se da poručene količine sirove kafe što bolje odgovaraju zahtevima prodaje. Sve ovo čini naš posao izazovnim i zahteva od nas pametne odluke i kreativnost. To i jesu neke od odlika naše kompanije, kao jednog od najvećih proizvođača kafe na tržištu.

Planiranje tokova gotovine

Duboko verujemo u moć izveštaja o tokovima gotovine, direktnog kao i indirektnog. Smatramo ga bitnim pokazateljem poslovanja koji na svojoj vrednosti još više dobija u kombinaciji sa izveštajem neto obrtnog kapitala. Planiranju tokova gotovine pridajemo veliki značaj. Vođeni detaljno razrađenim planom zaliha sirove kafe, projekcijom priliva kao i uzimanjem u obzir svih činjenica koje su poznate, u mogućnosti smo da detaljno planiramo tokove gotovine. Izrada izveštaja podrazumeva upravljanje kupcima, dobavljačima i ostalim obavezama, a u najkraćem, upravljanje poslovanjem. Planovi i izveštaji nam omogućavaju da veoma brzo i lako primetimo bilo kakvo odstupanje između ostvarenih i planiranih ciljeva. Usled odstupanja koja su neminovna u našoj industriji, stalno praćenje daje nemerljiv doprinos ne samo hitnosti reakcije, već i tome kako će se ta reakcija odraziti na očuvanje finansijskog zdravlja preduzeća.

Planiranje neto obrtnog kapitala (Working capital)

Planove, odnosno projekcije, dobijene primenom svih prethodno opisanih aktivnosti, stavljamo u zajednički izveštaj i pristupamo izradi prognoze neto obrtnog kapitala preduzeća (Working capital). Stavljanjem u jednačinu svih poznatih činilaca, dolazimo do projekcije pozicija neto obrtnog kapitala i tek kada se sve poznate nađu na jednom mestu dobijamo detaljnu sliku. Detaljnom projekcijom našeg poslovanja u budućnosti osiguravamo da milioni ljubitelja kafe konstatno uživaju u Doncafé proizvodima vrhunskog kvaliteta, koji stižu iz naše fabrike u Šimanovcima, jedne od najopremljenijih u našoj globalnoj mreži. U izveštaju prikazujemo:

• projekciju stanja zaliha (podela po tipu i statusu zaliha)
• projekciju stanja potraživanja od kupaca (podela po kanalu prodaje – KA, TT, AFH, Export i ostali)
• stanja obaveza prema dobavljačima, kao i ostalih kratkoročnih obaveza preduzeća

Navedeni izveštaj ima ogroman doprinos u upravljanju poslovanjem i zbog toga ga smatramo veoma važnim prilikom donošenja, kako kratkoročnih, tako i dugoročnih poslovnih odluka.

Nakon izrade projekcije ključnih pozicija bilansa stanja, pristupa se analizi varijansi i to u odnosu na budžet, zatim u odnosu na prethodnu prognozu (Rolling forecast), na prethodni mesec, u odnosu na isti mesec prošle godine, kao i u odnosu na poslednji mesec prethodne godine.

Prezentovani način planiranja omogućava nam, pored nesmetanog odvijanja operativnih aktivnosti, valjano upravljanje ključnim pozicijama bilansa stanja i puno razumevanje sopstvenog poslovanja. Vrhunski kvalitet i stalne inovacije ostaju trajna opredeljenost u svemu što radimo uz neizmernu ljubav prema kafi. Tome svakako doprinosi i controlling najviših standarda, kao jedan od važnih instrumenata u vođenju uspešnog poslovanja.

Autor teksta je Verica Teofilović, Financial controller, Strauss Adriatic.

Tekst je preuzet iz Controlling magazina 07.