10 pravila za Controllerske izveštaje

10 pravila za Controllerske izveštaje

KAKO IZGLEDA MRA-MANAGEMENT RESULT ACCOUNT (CONTRIBUTION ACCOUNTING)

**********************************************************************************************

Ovaj materijal je autorski materijal Controller Akademie Munich, odnosno MCB-Menadžment Centra Beograd. Ovo je deo materijala koji polaznici dobijaju na Diploma programu u Minhenu, odnosno MCB Akademiji Controllinga u Beogradu.

************************************************************************************************

1. Izveštavanje na način orijentisan ka primaocu umesto orijentisanosti ka davaocu izveštaja

Koje su činjenice koje najviše interesuju menadžera koji prima izveštaj? Da li ste na njegovoj talasnoj dužini? Da li je on sklon brojkama? Kojim jezikom govori i koje ciljeve i želje ima? Kakvo znanje odnosno informacije ima o datoj temi?

Za controllersko izveštavanje uvek je od najveće važnosti da se koristi formalan način obraćanja. Pokušajte da ne koristite fraze koje uključuju izraze „mi“ ili „ja sâm“. Putem takve stalne samokontrole terate se da ne dajete nikakve izjave orijentisane ka davaocu izveštaja.

2. Nemojte da razmišljate samo logično već i psihološki

Nije odlučujuće ono što kaže controller već brojke koje „klijent“ čuje ili veruje da je čuo. Stoga ekonomski i menadžerski stručnjaci više vole da koriste fraze kao „stvari sada postaju bolje, jeftinije, brže, transparentnije, fleksibilnije…“ Sa logičkog stanovišta, to može da bude tačno. Međutim, što se toga tiče, psihološki te fraze samo služe da okrive druge i da izraze prekor.

3. Ne prikupljajte dokaze za ono što se dogodilo, već pružite informacije koje nude nov način kako da se stvari ubuduće poprave

Ova tačka je od naročitog značaja. Tradicionalan postupak controllera sastoji se od analiziranja brojčanih podataka. Posledice koje proističu iz tih analiza su pitanja kao: „Zašto je cena niža od planirane, zašto su troškovi viši od budžetiranih iznosa…?“ Sva ta pitanja stvaraju atmosferu u kojoj osoba kojoj se obraćate ima osećaj da treba da se pravda i daje obećanja. Ne iznenađuje da su od samog početka prilično neradi da preuzmu obavezu za neki plan.

Svaki put kada controller pita zašto je došlo do neke varijanse, obično se daju dve vrste odgovora. Prva vrsta je napad na izveštaj. „Do te varijanse je došlo jer brojke nisu tačne“. Ili, drugi odgovor sa istim opštim značenjem je: „Ta varijansa je samo posledica koja proističe iz činjenice da je planiranje bilo pogrešno (a, povrh toga, ionako nisam bio dovoljno konsultovan)“.

Druga vrsta odgovora mogla bi da se formuliše na sledeći način: „Došlo je do varijanse, ali ne treba mene kriviti za to“. Ovo je trenutak kada se greške prebacuju na spoljne okolnosti: to nije moja krivica, krivi su drugi, šef se umešao, okolnosti su se izmenile.

Controllersko izveštavanje ne sme da predstavlja izazov za menadžerov nagon za opstankom. Ne sme se napasti osećaj sigurnosti sparing partnera. Zato treba upamtiti da je kod controllerskog izveštavanja manje važno da se analizira zašto postoji varijansa nego da se razmišlja kako nastaviti zajedno.

4. Učinite da zapisnik prikazuje rezultate tako da svako može da ih vidi

Ovo je već bilo pomenuto u drugom kontekstu. Controller je trener za planiranje i kontrolu ciljeva. On mora da „vizuelizuje“ činjenice. Deo njegovog posla je i veština postavljanja pitanja. Znakovi pitanja su kao udice. Ne ostavlja dobar utisak kada controller kaže: „Ne verujem da je tako“. Utisak je potpuno drugačiji kada postavi sledeće pitanje: „Da li to dobro razumem, mogu li to ovako da napišem na tabli?“ Činjenica da controller vrlo nerado zapisuje nešto što je rekao jedan od prisutnih menadžera jasno pokazuje da controller još nije spreman da prihvati takvu tvrdnju.

5. Nemojte da stalno pravite izmene

Posebno je loša navika controllera da stalno prave izmene u svojim izveštajima. Javljaju se nove ideje, tokom seminara se daju predlozi kako poboljšati određene stvari. Tako se takvi predlozi za poboljšanja pretaču u praksu. Menadžeri koji treba da rade sa takvim izveštajima će se pre ili kasnije demotivisati.

Međutim, često je slučaj da te izmene izazivaju sami menadžeri koji primaju te izveštaje. Zamislite sledeću situaciju: Neko podnosi izveštaj na sastanku. Odgovor bude: „Pa, to je prilično dobro, ali treba dodati i…“ Tada se controlleri povlače, osramoćeni, i pripremaju nove informacije. Na sledećem sastanku o izveštaju data je nova situacija koja opet dovodi do pojave nekih drugih papira. I opet, izveštaj nije potpun. Donosi se odluka da izveštaj treba da se dopuni detaljima. Na kraju se podnese nekakav izveštaj i svi kažu: „E, sad je ovo previše komplikovano i opširno, kako da nađemo dovoljno vremena da analiziramo ovaj izveštaj i pročitamo sve ove brojke?“

Controlleri moraju da uvide da potreba da se takve modifikacije vrše nije uvek logična već psihološka. Zar nije utešno znati da controlleri nikada ne prestaju da petljaju oko izveštavanja? Dokle god nastavljaju sa radom, nema potrebe da se išta uradi i definitivno odluči o nečemu ili da se preuzme obaveza za nešto. Zato kod controllerskog izveštavanja treba da imate malo hrabrosti da u određenom trenutku kažete: „E, sad je dosta! Što se tiče sledeće tri godine, neće biti nikakvih izmena. Bilo da je ovo najbolje rešenje ili ne, sada ćemo ovo koristiti. Smišljamo i evidentiramo sve poželjne izmene u vidu jedne liste koja služi kao TO DO lista. Posle tri godine, izmene koje se nalaze na toj listi mogu da se realizuju u jednom koncentrisanom potezu ako članovi i dalje žele da ih ugrade“.

6. Nemojte da dodajete previše dekoracija

Mnogo dopunskih tumačenja u izveštajima sastoji se u potpunosti od brojčanih podataka i složenijih matematičkih formula. Tu je vrlo popularno da se koriste procenti. To često dovodi do „groblja brojki“ i „groblja koeficijenata“. Nije niti korisno niti mudro svaki čas tražiti od menadžera da pregleda brojčane podatke u izveštaju controllera. Naprotiv, važnije je dovesti menadžera do toga da on nešto uradi.

Još jedna naročito loša navika sastoji se od upućivanja na druge izveštaje, kao npr: „Rezultat izveštaja 101 odgovara rezultatu navedenom u tom i tom odeljku izveštaja 111“. I tu nalazimo đavola koji se, kao što svi znamo, krije u detaljima, jer se pravljenjem tako složenog izveštaja lako mogu napraviti greške. Ako menadžer otkrije neslaganja u brojčanim podacima, počeće raspravu o tome zašto postoji razlika između te dve brojke. Tako controller ne uspeva da stvori osnovu za razmišljanje o tome kako nastaviti u budućnosti, već odaje utisak da je rob svojih brojki.

7. Pokušajte da smanjite broj pismenih izveštaja; imajte više ličnih susreta

Možda bi bilo pametno da controlleri izlažu svoja viđenja samo pismeno, u obliku ranije pomenutog „hardvera“. „Softverski“ deo – što znači usluga tumačenja brojčanih podataka – treba da se izloži usmeno, a to posebno važi za bitnije slučajeve. Lično izlaganje pruža mogućnost da se odmah dobiju povratne informacije od slušalaca – npr. možete da prepoznate reakcije koje nešto odaju. Kada se informacije saopštavaju u vidu pismenog izveštaja, vi ne vidite primaoca da biste primetili njegove reakcije. Osim toga, često padate u iskušenje da pišete na način više orijentisan ka pošiljaocu izveštaja (controller). To može da iznervira menadžera koji prima taj izveštaj, a vi to nećete uvideti, što je još gore.

Na kraju, zaista je gubljenje vremena da vi provedete sate pišući izveštaje a da menadžer provede sate proučavajući vaše izveštaje (a možda i pišući odgovor na izveštaj za koji bi mu bio potreban pomoćnik).

8. Izaberite stil izveštavanja orijentisan ka cilju

To bi, naravno, podrazumevalo da su ciljevi i posebna pitanja menadžmenta već poznati. Očekuje se da i controller, u funkciji „prodavca“ ciljeva i planova, pruži svoj doprinos prilikom elaboriranja i definisanja ciljeva kompanije. Ako se ne može garantovati taj doprinos, niko neće tačno znati za koje činjenice je zainteresovan primalac izveštaja. Stoga će controller opet da padne u iskušenje da izveštava o svemu i svačemu tako da menadžer onda može da izabere ono što ga posebno interesuje. Na žalost, u većini slučajeva je jedina posledica to da menadžer neće ništa izabrati već će možda poneti taj predugački izveštaj sa sobom kući jer nema dovoljno vremena da ga pročita u kancelariji ili će možda neko vreme nositi taj izveštaj u aktovci (da ga eventualno pročita negde u avionu tokom sledećeg službenog puta).

9. Dajte izveštaju naslov koji je orijentisan ka primaocu

Ovde možete naučiti nešto od ljudi koji dizajniraju menije za restorane. Svaki put kada čitamo meni u restoranu, istovremeno smo i oduševljeni i iznenađeni kad vidimo kakva su lepa i zvučna imena smišljena za najprostija jela. To je upravo ono što i controlleri treba da rade da „garniraju“ svoje „brojčane izveštaje“. U vezi s tim, bilo bi važno i da se izveštaji personalizuju. Izveštaj koji nosi naziv „Direktor sektora Marković“, verovatno bi ostavio bolji utisak nego „Izveštaj o sektoru robe Y“. Isto važi i za kompjuterski štampane izveštaje. Ovde bi bilo dobro ako bi na izveštaju već bilo odštampano ime menadžera koji prima izveštaj.

10. Upakujte numeričke izveštaje

Nije samo sadržaj izveštaja ono što se ceni. Da biste naišli na dobar prijem kod onih koji čitaju izveštaj, takođe je od suštinske važnosti kako su ti izveštaji sačinjeni. Ovde i controller mora da malo istraži tržište i kreira svoje proizvode, prilično slično brend menadžeru koji isti posao radi za svoju robu. Da li je menadžer koji će primiti izveštaj osoba „sklona brojkama“? Da li bi bilo korisnije i prikladnije da se doda grafička ilustracija? Grafikon može nekoga da pobudi da sazna više o promenama u krivama – drugim rečima, da otvori pakovanje i detaljno prouči informacije koje se nalaze unutra. Uvek imajte na umu: Mamac treba da zagrize riba, a ne pecaroš.

**********************************************************************************************

Ovaj materijal je autorski materijal Controller Akademie Munich, odnosno MCB-Menadžment Centra Beograd. Ovo je deo materijala koji polaznici dobijaju na Diploma programu u Minhenu, odnosno MCB Akademiji Controllinga u Beogradu.

************************************************************************************************

Autor

Bojan  Šćepanović

MCB Menadžment Centar Beograd

063 7004 518


Napiši komentar

Newsletter pretplata

Autori Tagovi
  • Aleksandar Duković (4)
  • Aleksandar Nedeljković (1)
  • Aleksandar Nešić (1)
  • Aleksandar Pejčić (1)
  • Aleksandar Predić (2)
  • Aleksandar Teofilović (3)
  • Aleksandra Dutina (2)
  • Aleksandra Janković (1)
  • Aleksandra Paunić (1)
  • Aleksandra Đorđević (2)
  • Almir A. Budalica (19)
  • Ana Petonjić (1)
  • Ana Petrović (1)
  • Andreas Graf (1)
  • Andrej Beslać (1)
  • Andrej Kuku (1)
  • Andrija Pavlović (2)
  • Anja Atanasijević (1)
  • Anja Dadasović (1)
  • Biljana Dimitrijević (1)
  • Biljana Dukovic (1)
  • Biljana Masić (6)
  • Bjarte Bogsnes (1)
  • Bogdan Kravić (1)
  • Bojan Grahovac (1)
  • Bojan Pavlović (1)
  • Bojan Radoš (2)
  • Bojan Radun (1)
  • Bojan Šćepanović (352)
  • Bojana Pejčić (26)
  • Bojana Radović (1)
  • Bojana Vesić Anić (1)
  • Bojana Vesić Antić (1)
  • Branislav Lončar (3)
  • Branislav Vujović (1)
  • Branislav Zobenica (1)
  • Cmilja Tucaković (1)
  • Dalibor Pajić (1)
  • Daniela Laketic (31)
  • Danijela Medić (1)
  • Danijela Popović (1)
  • Danijela Resimić (1)
  • Danijela Tuco (1)
  • Darko Bjelić (2)
  • Darko Samardžija (1)
  • Darko Vlajkovic (27)
  • David Momčilović (1)
  • Davor Sakač (1)
  • Dejan Marković (1)
  • Dejan Đorđević (1)
  • Dejana Manić Kavgić (2)
  • Denis Trbović (3)
  • Desa Ćuk (1)
  • Dimitrije Stojanović (1)
  • Vojislav Marjanović (3)
  • Dragan Radosavljević (2)
  • Dragan Ranisavljević (1)
  • Dragan Vještica (3)
  • Dragana Gondžo (1)
  • Dragana Guzina (1)
  • Dragana Lukić (1)
  • Dragana Nerandžić (1)
  • Dragana Ovčarov (1)
  • Dragana Stojanović (2)
  • Dragana Đorđević (1)
  • Draško Marković (1)
  • Dražan Planinić (1)
  • Dušan Krejaković (1)
  • Excel genije! (151)
  • Fabrizio Renzi (1)
  • Goran Petrović (1)
  • Goran Popović (4)
  • Goran Slijepčević (1)
  • Goran Vasić (1)
  • Goran Vujasinović (1)
  • Gorana Golubovic Vuksanovic (1)
  • Goranka Radojčić (2)
  • Gordana Jankov (1)
  • Gostujuci autor (514)
  • Ilija Vujović (1)
  • Irina Zdravković (2)
  • Istok Pavlović (1)
  • Ivan Anđelković (1)
  • Ivan Bešker (1)
  • Ivan Ćirković (1)
  • Ivan Dačković (1)
  • Ivan Kostadinović (1)
  • Ivan Veselinović (3)
  • Ivan Đurić (1)
  • Ivana Dagović (1)
  • Ivana Jevtić (1)
  • Ivana Milić (1)
  • Ivana Popović (1)
  • Ivana Savović (1)
  • Ivana Višnjić (3)
  • Ivana Vlahović (1)
  • Jasenka Stekić (1)
  • Jelena Jovanović (1)
  • Jelena Lečić Mirčetić (1)
  • Jelena Radovanac (1)
  • Jelena Ristić (1)
  • Jelena Stojmenović (1)
  • Jelena Vučković (1)
  • Jovan Gligorijević (1)
  • Jovan Krstić (1)
  • Jovana Kondić (2)
  • Jovana Stanojčić (1)
  • Jovo Stokić (2)
  • Katarina Ćevriz (2)
  • Kristina Bojović (1)
  • Ksenija Karić (1)
  • Lazar Džamić (1)
  • Leo Pandžić (2)
  • Lidija Latinović (1)
  • Ljubomir Skupek (1)
  • Lucija Vesić (1)
  • Maja Mrkalj (1)
  • Maja Nikčević Rmandić (1)
  • Maja Petrović (1)
  • Maja Šobot (1)
  • Maja Verlašević (1)
  • Maja Zikic (1)
  • Mari Glavonjić (2)
  • Marija Đurović (1)
  • Marija Kostić (1)
  • Marija Rokvić (1)
  • Marija Švigir (32)
  • Marija Tatarević (3)
  • Marijana Krička (1)
  • Marina Mitić Jekić (1)
  • Mariora Andraš Tomić (1)
  • Marko Agatonović (2)
  • Marko Bekić (1)
  • Marko Devrnja (1)
  • Matjaž Fajfar (2)
  • Milan Listeš (2)
  • Milan Maglov (1)
  • Milan Manić (1)
  • Milan Marković (1)
  • Milan Milenković (1)
  • Milan Radivojevic (1)
  • Milan Simić (1)
  • Milan Zaletel (1)
  • Milan Đorđević (1)
  • Mile Mitrović (47)
  • Milena Janjić (3)
  • Milena Nikolov (1)
  • Milena Radosavljević Đorić (1)
  • Milena Rajić (1)
  • Milenko Dželetović (1)
  • Milica Altgelt (1)
  • Milica Ivic (1)
  • Milica Đorđević (1)
  • Miloš Cvetković (7)
  • Miloš Jauković (1)
  • Miloš Jeličić (2)
  • Miloš Nedeljković (1)
  • Miloš Pucarević (1)
  • Miloš Puzić (1)
  • Miloš Simić (1)
  • Miloš Vasić (1)
  • Miloš Zeković (1)
  • Miona Živkov-Ivanišević (4)
  • Mirjana Pašalić (2)
  • Jelena Jovanović (5)
  • Mladen Ranković (1)
  • Natalija Jegdić (1)
  • Natalija Mihajlović (1)
  • Natalija Pešić (2)
  • Natalija Popovic (1)
  • Nataša Kuzmanovski (1)
  • Nataša Stamenković (2)
  • Nataša Žikić Buha (1)
  • Nebojša Vlatković (1)
  • Neda Čičarević Tepić (1)
  • Neda Jovanović (1)
  • Nemanja Knežević (1)
  • Nemanja Nikolić (3)
  • Nenad Dlačić (1)
  • Nenad Kovačević (1)
  • Nenad Radunović (1)
  • Nenad Trajkovski (1)
  • Nevena Radovanović (1)
  • Nevena Vračar (1)
  • Nikola Avram (1)
  • Nikola Cvijanović (1)
  • Nikola Petreski (1)
  • Nikola Stokić (2)
  • Nikola Turkan (1)
  • Nikša Vušurović (1)
  • Olga Mirković (1)
  • Olivera Dostanić (1)
  • Olivera Krneta (1)
  • Olivera Nikodijević (1)
  • Petar Ćurčić (1)
  • Petar Popović (1)
  • Petar Živković (3)
  • Predrag Krasojevic (7)
  • Predrag Kudra (1)
  • Predrag Micić (1)
  • Predrag Petrović (5)
  • Rade Hajder (1)
  • Rade Radanović (2)
  • Rade Stojisavljević (1)
  • Radomir Petronijević (1)
  • Rajko Vasojević (1)
  • Roland Seeliger (1)
  • Sandra Rapo (1)
  • Sanja Jevđenijević (1)
  • Sanja Mrđanov (2)
  • Saša Stamenković (1)
  • Silvia Tomić (1)
  • Slavica Vučetić (1)
  • Slavica Vujičić (1)
  • Slaviša Lečić (2)
  • Slavko Vujnovic (7)
  • Slobodan Anić (2)
  • Slobodan Radoičić (1)
  • Slobodan Roksandić (1)
  • Slobodan Žepinić (1)
  • Snežana Glavonjić (1)
  • Snežana Trajkovski (1)
  • Snježana Pivaš (1)
  • Sonja Nenić Andreev (1)
  • Srdjan Grbić (1)
  • Srđan Grubić (1)
  • Srđan Pavlović (1)
  • Stefanija Georgieva (8)
  • Stevan Ćomić (1)
  • Svetlana Mirković Borčić (1)
  • Svetlana Pajić (1)
  • Svetlana Žikić (2)
  • Tamara Dragašević (1)
  • Tamara Lazić (3)
  • Tamara Matović (2)
  • Tatjana Bolpačić (22)
  • Tatjana Jovanović (1)
  • Tatjana Lukić (2)
  • Tijana Anđelić (1)
  • Tijana Drljević (1)
  • Tijana Rauš (1)
  • Tomislav Mimica (1)
  • Tomo Djekovic (1)
  • Vedran Babik (1)
  • Vedrana Božić (2)
  • Vedrana Vukša (1)
  • Velibor Ilić (1)
  • Veljko Stanojković (1)
  • Veljko Žarić (1)
  • Veroljub Zmijanac (1)
  • Vesna Stojanvić (1)
  • Violeta Kovačević (1)
  • Vladan Buha (1)
  • Vladan Matović (1)
  • Vladimir Petković (2)
  • Vladimir Popović (1)
  • Vladimir Stojković (1)
  • Yeghishe Avagyan (1)
  • Žaklina Teofilović (2)
  • Žarko Milovanović (1)
  • Žarko Savić (1)
  • Željko Ćulibrk (1)
  • Željko Vidojević (1)
  • Živka Mutlak (1)
  • Živorad Radovanović (1)
  • Zoran Blagojević (1)
  • Zoran Daljević (1)
  • Zorica Dinić (1)
  • Zorica Popović (1)
  • Đorđe Koprivica (2)
  • Đorđe Milinković (1)
  • Đorđe Živanović (1)
  • Najnoviji Broj Controlling Magazina

    Controlling magazin #12

    Tema:
    "SUPPLY CHAIN"

    Autori:
    Preko 60 autora: Actavis, Elektromreža Srbije, BASF, Uniqa osiguranje...

    Preuzmi elektronsko izdanje